Chargé(e) d'accueil Maison France Services — Mairie de Bellegarde

Gérer l’ouverture et l’accueil du public :

• Gérer l’ouverture et la fermeture du site
• Faciliter l’accès pour les partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
• Ouvrir les postes de travail
• Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)

Traiter la demande de l’administré :

• Assurer un accompagnement individualisé
• Informer le public
• Renseigner l’administré par rapport à des questions d’ordre administratif ou social
• Identifier les situations individuelles
• Faciliter l’accès aux différents postes de travail
• Réorienter l’administré vers les services partenaires compétents
• Préparer et organiser les rendez-vous avec les partenaires compétents afin d’optimiser les rencontres
• Fournir les imprimés et aider à la complétude des dossiers

Assurer le fonctionnement général de la structure :

• Gérer la logistique : commande de fournitures/affichage (communication interne)
• Organiser l’espace d’accueil et d’information, la gestion documentaire
• Faire le suivi statistique de fréquentation sur reporting, remplir les dossiers de suivis des administrés, réaliser un focus mensuel
• Effectuer les formalités d’inscription pour les nouveaux administrés
• Sensibiliser sur les services publics
• Se former et s’informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux

Participer à l’animation du réseau France Services :

• Collecter des informations auprès des différents opérateurs, les échanger avec le réseau France Services, les transmettre aux administrés

Participer activement à l’organisation de manifestations annuelles en lien avec les élus

Savoir :

• Maîtriser la dématérialisation
• Savoir analyser les différents formulaires
• Aptitudes à la gestion de conflits
• Aptitude à la reformulation, au recueil d’informations précises
• Gérer un agenda et prendre des rendez-vous
• Connaître les partenaires services publics et leurs fonctionnements
• Maitriser l’accompagnement de l’usager dans la réalisation de téléprocédures

Savoir-faire :

• Maitriser l’outil informatique et notamment des logiciels de bureautiques, messagerie, internet, des plateformes
• Connaître et mettre en œuvre les techniques d’accueil et de secrétariat
• Etablir le montage des dossiers
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Rédiger et mettre en forme un document administratif

Savoir être :

• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Aptitude à la communication
• Autonomie
• Bonne expression orale / écrite
• Bonne présentation
• Diplomatie / capacité d’adaptation
• Capacité d’écoute active / empathie
• Disponibilité