Chargé(e) de mission — Mairie de Générac

• Assurer l’instruction des dossiers d’aides sociales légales :

(Placements personnes âgées et/ou handicapées, dossiers d’obligations alimentaires, dossiers d’Allocation de Solidarité aux Personnes Agées, ….)

• Accueillir le public
• Renseigner sur les dispositifs existants
• Instruire et transmettre le dossier de demande
• Assurer le suivi des procédures et des décisions
• Tenir et mettre à jour régulièrement un tableau de suivi des dossiers d’aides sociales
• Assurer l’instruction des dossiers d’aides sociales facultatives :

(Dossiers d’accès à l’épicerie sociale, dossiers d’aides financières et FSL Charges, accès au microcrédit social, portage de repas, téléalarme, gestion administrative des conventions « Permis Citoyen »,…)

• Assurer la fonction de mandataire des régies du CCAS
• Encaisser
• Assurer des missions de gestion RH et comptabilité :
• Déclaration préalable à l’embauche du personnel auprès de l’URSSAF
• Déclaration des accidents de travail du personnel
• Programmation des visites médicales des agents permanents et des salariés en insertion
• Rédaction des arrêtés en lien avec le service RH de la Mairie
• Gestion des ordres de missions (mise à la signature, ..)
• Mise à jour des procédures et des documents afférents aux ressources humaines du CCAS (organigramme, fiches de poste, conventions de stage, convention de bénévolat, convention de mise à disposition de locaux entre autres)
• Comptabilité analytique des budgets du CCAS et de ses actions (ACI, épicerie, ..)
• Rédaction des demandes de subventions auprès des institutions publiques et privées (CD 30, MSA, DIRECCTE, Métropole, Préfecture, CARSAT,…) et réalisation des analyses des écarts dans les bilans à fournir aux co-financeurs
• Se former, s’informer, être à jour de l’évolution de la législation sociale

Objectifs / Missions :

• Conseiller et orienter le public
• Lutter contre les exclusions en favorisant l’accès aux droits

Activités / Tâches :

• Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement
• Accueillir tout public avec amabilité
• Assurer une bonne image du CCAS
• S’exprimer clairement et reformuler pour bien comprendre et identifier la demande
• Gérer les situations de stress et régler les conflits
• Constituer et suivre le dossier des cartes « Tremplin », du réseau Edgard
• Réaliser un tableau de suivi de l’instruction des dossiers « cartes Tremplin »
• Prise des messages, des demandes de rendez-vous et transmission aux agents et/ou élus
• Gérer le courrier (reçu et envoyé)
• Gérer le dispositif « domiciliation » :

Instruction CERFA,

Réception, enregistrement sur fiche du courrier

Et listing des domiciliations mis à jour régulièrement

• Gérer et suivre les évènements ponctuels : colis de noël, repas des aînés, semaine bleue, projets « vacances séniors », plan canicule, manifestations organisées par le service,…
• Suivre les commandes (devis, bons de commandes, achats et s’assurer dans les délais impartis du paiement des factures)
• Suivre et mettre à jour les formulaires, documents et plaquettes d’information du CCAS
• Renseigner sur le fonctionnement du CCAS et de ses partenaires (prise de rendez vous,…)
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages aux services
• Promouvoir les services du CCAS : communication externe
• Accompagnement du public dans l’instruction des dossiers en ligne dans le cadre de la Maison de Services Au Public (MSAP)
• Instruction numérique des dossiers dans le cadre des conventions signées entre le CCAS et des organismes sociaux (CPAM, CARSAT, CAF)

Classer et mettre à jour des dossiers, des tableaux récapitulatifs de suivi

• Instruction numérique des dossiers en partenariat avec la Préfecture, Pôle Emploi et différentes institutions publiques et privées
• Réalisation des bilans quantitatifs et numériques auprès de la Préfecture et des organismes sociaux conventionnés
• Assurer le relais de certaines activités liées aux actions du CCAS
• Préparation des supports pédagogiques des ateliers (Multimédia,…)
• Animation des ateliers
• Effectuer des travaux de secrétariat
• Classer et mettre à jour des dossiers, des tableaux récapitulatifs de suivi (rsa, logement,…)
• Gestion des listings (personnes de + de 65 ans,…), des tableaux des permanenciers
• Rédiger des courriers administratifs (publipostage), envoyer des convocations, rédiger des comptes rendus de réunion (Conseil d’Administration, commissions,…) et des délibérations
• Réaliser et tenir les tableaux de bord des services du CCAS
• Réaliser le bilan d’activité annuel

Compétences / Exigences requises / Qualifications :

• Travail à temps complet
• Techniques de communication
• Techniques d’animation
• Techniques de secrétariat, maîtrise de l’outil informatique
• Connaissance des politiques publiques et du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance et intérêt pour le domaine de l’action sociale
• Disponibilité, Polyvalence
• Qualités relationnelles développées et adaptées à la diversité du public
• Qualités rédactionnelles, capacité d’organisation
• Gestion des situations de stress
• Capacités à conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité
• Permis B exigé (et valide)
• Echanges réguliers d’informations avec les supérieurs hiérarchiques et les autres intervenants sociaux

Evolutions prévisibles :

• Missions nouvelles en fonction du développement du service
• Formations CNFPT et formations proposées par divers partenaires