Chargé(e) du protocole et de l'évenementiel — Mairie de Sada

GESTION DU PROTOCOLE

• Tenir le calendrier et anticiper les événements protocolaires
• Veiller au respect des règles protocolaires et des préséances
• Assurer le lien avec le service communication pour la réalisation des invitations
• Rédiger et gérer les invitations officielles : envoi, suivi, relance, retour
• Assurer le suivi des réponses et la gestion des listes d’invités
• Évaluer les quantités (nourriture, boissons) nécessaires en fonction du type d'évènement, du nombre estimé de

présents et du niveau de prestation sollicité

• Evaluer le besoin en matériel (tables, chaises, divers équipements.)
• Assurer le lien avec les services afin de garantir la sonorisation des événements
• Gérer les commandes et les stocks de denrées
• Organiser et gérer les accueils café pour les réunions et rencontres partenariales,
• S’occuper du dressage des tables en Mairie ou dans les salles municipales
• Gérer les stocks en nappes et se charger du nettoyage
• S’assurer du rangement des locaux à l’issue des événements..

ORGANISATION EVENEMENTIELLE (en soutien à la Responsable de service et en autonomie sur certains

événements)

• Participer à la construction de l’évènement et à la réflexion sur les animations à mettre en place,
• Établir les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des projets
• Coordonner les interventions des services municipaux (communication, police municipale, services techniques) et

des prestataires.

• Assurer la gestion logistique des manifestations
• Participer à la définition des besoins matériels, humains et financiers et réaliser les achats dans le respect des lignes

budgétaires,

• Assurer une présence lors des manifestations, y compris en dehors des horaires habituels. (soirée, week-ends, jours

fériés)

• Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :
• Mise en place
• Accueil du public/prestataires/élus
• Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions
• Suivi des stocks / achats divers
• Prendre des tâches de coordination et de gestion d’urgences au cours des événements..

COORDINATION ET RELATIONS PARTENARIALES

• Participer à l’interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs
• Co-développer les relations avec les associations, institutions et partenaires locaux dans le cadre de la préparation

des événements,

• Participer aux réunions de préparation et de coordination
• Représenter la collectivité lors de certaines réunions techniques..

GESTION ADMINISTRATIVES

• Élaborer les demandes de devis
• Participer à la préparation et au suivi du budget événementiel
• Assurer le suivi administratif des dossiers
• Réaliser les bilans des manifestations organisées..

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Participation à la communication des événements en lien avec le service communication
• Mise à jour des fichiers de contacts institutionnels
• Veille sur les pratiques protocolaires et événementielles
• Participation aux astreintes ou permanences liées aux manifestations..

Poste ouvert aux fonctionnaires ou à défaut, au contractuels,

cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux, des adjoints administratifs territoriaux, des techniciens territoriaux , des adjoints techniques territoriaux, avec une expérience souhaitée sur un poste similaire,

Compétences attendues

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maîtrise des règles de protocole républicain
• Connaissance des techniques d’organisation événementielle
• Notions relatives à la sécurité des manifestations
• Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités

Savoir-faire

• Planifier et coordonner plusieurs projets simultanément
• Rédiger des documents administratifs et protocolaires
• Gérer les relations avec des interlocuteurs variés
• Organiser et anticiper les contraintes logistiques
• Travailler en mode projet
• Capacité à coordonner efficacement les acteurs mobilisés
• Respect des délais d’organisation

savoir-être

• Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Excellente présentation
• Diplomatie et qualités relationnelles
• Réactivité et disponibilité
• Capacité à gérer les imprévus et les situations de stress..

CONDITIONS D'EXERCICE

• Horaires variables selon les manifestations
• Travail possible en soirée, week-end et jours fériés
• Déplacements fréquents sur le territoire communal
• Disponibilité lors des événements municipaux..