Chargé organisation et coordination des sessions d'examens DELF (H/F) — GIP - FTLV de l'académie de Besançon

LES MISSIONS

Il a les missions suivantes :

Gestion des inscriptions DELF

Traiter les demandes d'inscription (mail, organismes)

Collecter et vérifier les informations des candidats

Contrôler les pièces d'identité

Établir et envoyer devis, confirmations et modalités de paiement

Suivre les paiements et valider les inscriptions

Enregistrer les candidats dans les logiciels (GAEL, ELAP)

Mettre à jour les tableaux de suivi

Organisation des sessions DELF

Participer à la planification des sessions

Répartir les candidats par site et créneau

Générer et envoyer les convocations

Préparer les documents administratifs (listes, émargements, affichages)

Démarcher les établissements

Vérifier les disponibilités des examinateurs et des correcteurs

Préparation logistique

Préparer les supports d'examen (impression, tri, mise sous scellés)

Organiser le matériel (valises, audio, documents)

Coordonner la mise en place des salles

Suivi des épreuves

Accueillir et orienter les candidats

Vérifier les identités et gérer les émargements

Assurer le support administratif pendant les épreuves

Gérer les incidents en lien avec les équipes (avec le support du responsable de centre d'examen)

Gestion des corrections et résultats

Préparer les documents pour les correcteurs

Trier les copies

Saisir les notes dans GAEL

Contrôler la cohérence des résultats

Participer à l'organisation du jury

Communication

Editer et envoyer les attestations de réussite et de résultats

Répondre aux demandes des candidats et organismes

Gérer les réclamations et demandes de consultation

Editer et envoyer les conventions aux organismes

Transmettre les renseignements des examinateurs et correcteurs au service RH ainsi que les émargements des personnes tierce.

Gestion des diplômes et archivage

Organiser la remise des diplômes

Assurer le suivi des émargements

Archiver les documents selon les durées légales

Organiser la destruction sécurisée

Gestion des anomalies

Identifier et traiter les incidents (fraude, absence, problème technique)

Constituer les dossiers disciplinaires

Rédiger les procès-verbaux

Amélioration continue

Collecter les retours (candidats, examinateurs)

Participer à l'amélioration

Profil requis :

CONNAISSANCES

• Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM

SAVOIRS FAIRE

• Maîtriser les logiciels de la suite Office

SAVOIRS ETRE

• Sens de l'organisation, rigueur
• Sens de la discrétion
• Autonomie
• Prise d'initiative
• Capacité à travailler en équipe
• Sens du relationnel

Profil requis :

CONNAISSANCES

• Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM

SAVOIRS FAIRE

• Maîtriser les logiciels

SAVOIRS ETRE

• Sens de l'organisation, rigueur
• Sens de la discrétion
• Autonomie

Organisme recruteur : Groupement d'intérêt public « Formation tout au long de la Vie » de l'Académie de Besançon.

Présentation de la structure :

Le GIP FTLV développe des activités de type : ingénierie pédagogique - coordination de dispositifs d'accompagnement ou de formation - animation de formations - pilotage de projets européens (programmes ERASMUS+ et FSE) - portage et gestion de projets pour le compte du Rectorat ou des GRETA - Gestion de 10 Plateformes technologiques.

Gestion administrative et financière du CFA académique (1186 apprentis répartis sur 42 lycées publics de l'académie au 01/01/2026).

Le GIP FTLV est labellisé Eduform et travaille dans une démarche d'amélioration continue.

Le budget total de la structure s'élève à 11,5 millions d'euros dont 85% de charges de personnel (800 personnes rémunérées annuellement).

Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, le Chargé de l'organisation et de la coordination des sessions d'examen DELF a la charge du traitement administratif des dossiers DELF.