Conseiller « relations institutionnelles » au cabinet de la PDG — Institut de Recherche pour le Développement

Sous l’autorité de la directrice du cabinet, le/la conseiller-e assure le suivi des relations institutionnelles avec les acteurs publics (Etat dont Ministère chargé de l’ESR et autres ministères, Parlement, collectivités, administrations déconcentrées ...) Il/elle est en charge du suivi des relations de la direction avec les parlementaires français et de la préparation des rencontres qui en découlent. Il/elle assure le suivi des relations avec les cabinets des partenaires « recherche et enseignement supérieur » au niveau national et territorial, tels que les organismes nationaux de recherche, les universités, les rectorats et d’autres partenaires actuels ou prospectifs de l’institut.

Il/elle propose et suit un plan d’action et propose un agenda régulier de rencontres avec la PDG et le DGD, en adéquation avec la stratégie de l’établissement et l’actualité institutionnelle et politique.

II/elle coordonne la préparation des dossiers de la PDG et du DGD en vue de leurs déplacements dans l’hexagone et en Outre-mer, en lien étroit avec les représentants de l’IRD et le/la conseiller.e « relations internationales ».

En s’appuyant sur les services, directions et conseiller.es scientifiques compétent.es, il/elle assure la préparation des dossiers et notes d’entretien en vue des rencontres de la PDG et du DGD qui concernent son périmètre. Il/elle est en charge de la rédaction des discours de la PDG et du DGD à l’occasion de leurs allocutions officielles, et joue un rôle de conseil auprès de la directrice de cabinet et du COMEX.

Il/elle participe à la rédaction de dossiers de propositions pour des distinctions honorifiques ou à l’occasion d’événements protocolaires (éléments de langage) en lien avec le/la chargé.e de communication de la PDG.

Il/elle contribue à la préparation, au bon déroulé des réunions du COMEX de l’établissement en appuyant le/la directeur.trice de cabinet pour la préparation de l’ordre du jour, du compte rendu et le suivi de la mise en œuvre des décisions.

Il/elle contribue à la préparation des réunions annuelles du Conseil d’orientation stratégique (COS) de l’IRD (préparation de l’ordre du jour, rédaction de compte-rendu, suivi des travaux) et contribue, sur son périmètre, à la préparation du Conseil d’Administration (CA).

Il/elle assure une fonction de veille et de prospective sur les évènements, rencontres et opportunités d’intérêt pour l’institut et sa direction sur le périmètre ESR dans l’Hexagone et les Outre-mer.

Il/elle est point de contact au sein du cabinet pour les délégations régionales de l’IRD en lien avec le Secrétariat Général, avec qui il/elle travaillera en coordination à la préparation des déplacements de la direction, et au suivi des partenariats dans l’hexagone.

Il/elle participe au bon fonctionnement de la présidence de l’établissement et aux activités partagées du cabinet en contribuant à la construction et suivi des agendas de la PDG et du DGD, en lien étroit avec les assistantes de direction.

Vous avez développé les compétences suivantes :

Une première expérience en cabinet en administration centrale ou en services déconcentrés (Préfecture) serait appréciée

Faire preuve de rigueur et de diplomatie

Sens des relations humaines

Gestion des échéances en mode projet

Maîtrise des techniques de communication (orale et écrite) et la conduite de réunions

Savoir travailler en équipe

Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles

Maîtriser l’anglais et si possible au moins une autre langue étrangère

Sens de l’organisation et de l’adaptation (respect des délais, gestion des urgences)

Vous avez acquis les connaissances suivantes :

Objectifs et projets de l'institut

Culture pluridisciplinaire

Environnement institutionnel et politique

Organisation, méthode et processus

Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision

Développer une vision stratégique et prospective

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et complexe

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

Rigueur

Discrétion

Réactivité

Disponibilité

Le cabinet est placé auprès de la Présidence-direction générale. Il est notamment chargé d’assurer une fonction de conseil auprès des PDG et DGD, d’organiser leur information et d’assurer la logistique nécessaire à l’exercice de leurs activités. Il est chargé de préparer et d’organiser les réunions de gouvernance et de contribuer au suivi des décisions qui y sont prises, d’assurer une veille sur les principaux dossiers faisant l’objet d’une actualité et d’un suivi particulier au niveau des PDG – DGD.

Il est composé de 4 à 6 personnes : un.e directeur-trice de cabinet, deux conseiller.es, deux assistant.es de direction et un.e chargé.e de communication rattaché.e à 50% au cabinet et à 50% à la direction de la communication.

Le cabinet de la présidence est en relation avec l’ensemble des trois pôles, services administratifs et départements de l’Institut, avec les autorités de tutelle (MEAE, MESR), l’Elysée, les rectorats, les ambassades et les partenaires dont les établissements d’enseignement supérieur et de recherche et les collectivités territoriales.

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