Coordinateur (trice) administratif (ve) et opérationnel (le) - Culture, Evenementiel et Vie locale — Mairie de Bruay-la-Buissière

Au sein de la Direction de la Vie locale et culturelle, le coordinateur administratif et opérationnel participe à la préparation, à l’organisation, au suivi et à la mise en œuvre des activités culturelles, événementielles, protocolaires et de proximité de la Ville de Bruay-la-Buissière.

Il assure un rôle transversal de coordination administrative, financière, organisationnelle et logistique, en lien avec les responsables, les agents de la direction, les autres services municipaux et les partenaires extérieurs.

Il contribue particulièrement au suivi des dépenses, à la préparation des commandes, à la gestion des dossiers administratifs et au bon déroulement des manifestations.

Le poste s’inscrit dans une organisation fondée sur la polyvalence, la coopération et la solidarité entre les agents.

Il associe des missions de bureau, de coordination et une participation opérationnelle aux manifestations et événements municipaux.

Coordination administrative et organisationnelle

• Assurer le suivi administratif courant des activités et projets de la direction
• Participer à la coordination des dossiers entre les différents secteurs
• Centraliser et suivre les demandes administratives et opérationnelles
• Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord, calendriers, rétroplannings et outils de suivi
• Participer à l’organisation des réunions préparatoires aux manifestations
• Assurer la circulation des informations entre les agents, responsables et services municipaux
• Suivre les échéances administratives et alerter la hiérarchie sur les difficultés
• Participer à la préparation des courriers, notes, conventions et documents nécessaires
• Contribuer à l’amélioration et à l’harmonisation des procédures internes
• Assurer un rôle d’appui administratif et organisationnel auprès du responsable de service et de la direction notamment en ce qui concerne les demandes de subventions

Gestion des bons de commande et suivi budgétaire

Sous l’autorité de la hiérarchie, en lien avec la Direction des finances et les services concernés :

Préparation et suivi des commandes

• Recueillir et centraliser les besoins en fournitures, prestations, matériels et services
• Solliciter et collecter les devis auprès des fournisseurs et prestataires
• Participer à l’analyse et à la comparaison des propositions reçues
• Vérifier la cohérence des devis avec les besoins exprimés et les crédits disponibles
• Préparer les demandes d’achat et les bons de commande
• Assurer la saisie et le suivi des commandes dans les logiciels de gestion financière
• Suivre les circuits de validation et de signature
• Veiller au respect des procédures internes et des règles de la commande publique
• Suivre l’exécution des commandes et les délais de livraison ou de prestation
• Assurer les échanges administratifs avec les fournisseurs
• Participer à la vérification des livraisons et des prestations réalisées
• Préparer les éléments nécessaires à la constatation du service fait, sans se substituer aux personnes habilitées
• Participer au suivi des factures et à la résolution des anomalies

Suivi budgétaire de la direction

• Participer au suivi des crédits affectés à la Direction de la Vie locale et culturelle
• Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses par service, manifestation, opération ou nature de dépense
• Assurer le suivi des commandes engagées, des dépenses réalisées et des crédits restant disponibles
• Participer à l’identification des besoins budgétaires
• Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à l’élaboration du budget
• Participer à la préparation des demandes d’arbitrage budgétaire
• Préparer des états de suivi financier réguliers pour la hiérarchie
• Alerter sur les risques de dépassement ou les écarts constatés
• Participer au suivi des recettes, participations financières et subventions liées aux activités de la direction
• Contribuer aux bilans financiers des manifestations
• Participer au suivi administratif des conventions financières et partenariats
• Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives

L’agent exerce ces missions dans le respect des procédures financières de la collectivité, sans disposer d’une délégation autonome d’engagement ou d’ordonnancement des dépenses.

Événementiel et animations municipales

• Participer à la préparation et à l’organisation des manifestations municipales
• Contribuer à l’organisation des animations dans les quartiers
• Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets événementiels
• Participer à l’élaboration des fiches manifestations, rétroplannings et documents d’organisation
• Assurer le suivi des besoins matériels, humains et logistiques
• Participer à la coordination des prestataires et intervenants
• Préparer et suivre les demandes de devis et les commandes nécessaires
• Participer aux réunions de coordination et aux visites techniques
• Contribuer à la préparation des manifestations festives, populaires et institutionnelles
• Participer à l’accueil du public, des artistes et des partenaires
• Assurer une présence opérationnelle lors des événements
• Participer à l’installation, au rangement et au suivi logistique des manifestations
• Contribuer aux bilans et à l’évaluation des événements

Culture et programmation culturelle

• Participer au suivi administratif et opérationnel de la saison culturelle municipale
• Contribuer à la préparation des spectacles, concerts, expositions et manifestations culturelles
• Assurer le suivi des échanges avec les artistes, compagnies et prestataires
• Participer à la préparation des contrats, conventions et documents administratifs
• Assurer le suivi des devis, commandes et dépenses liés aux manifestations culturelles
• Participer à la coordination des besoins techniques et logistiques
• Contribuer à la préparation de l’accueil des artistes et du public
• Participer aux actions de promotion et de valorisation de la programmation
• Assurer le suivi des dossiers culturels confiés
• Participer aux manifestations et événements de la saison culturelle

Protocole, cérémonies et patrimoine

• Participer à l’organisation administrative et matérielle des cérémonies officielles et patriotiques
• Contribuer à la préparation des inaugurations, réceptions et visites officielles
• Participer à la gestion des invitations, fichiers et listes de présence
• Préparer les documents d’organisation et les conducteurs
• Assurer le suivi des commandes et prestations nécessaires
• Participer à l’accueil des personnalités et des invités
• Contribuer au respect des consignes protocolaires
• Participer à l’organisation des Journées européennes du patrimoine
• Contribuer à la préparation des actions de valorisation du patrimoine communal
• Assurer le suivi administratif et logistique des projets patrimoniaux

Vie associative et partenariats

• Assurer l’accueil et l’orientation des associations et partenaires
• Participer au suivi administratif des demandes associatives
• Contribuer à la préparation et au suivi des conventions
• Participer à l’organisation des manifestations associatives accompagnées par la collectivité
• Assurer le suivi des besoins matériels et logistiques
• Participer à la mise à jour des fichiers et tableaux de suivi
• Faciliter les relations entre les associations et les différents services municipaux
• Participer aux événements liés à la vie associative

Gestion des salles municipales

• Participer à la réception et au suivi des demandes de réservation
• Contribuer à la mise à jour des plannings d’occupation
• Préparer les documents administratifs et conventions de mise à disposition
• Assurer les échanges avec les utilisateurs et services concernés
• Participer au suivi des besoins matériels et logistiques
• Contribuer au suivi des éventuelles recettes et prestations facturées
• Participer à l’amélioration des procédures de réservation et de gestion des salles

9. Missions transversales et polyvalence

Le coordinateur administratif et opérationnel participe au fonctionnement collectif de la Direction de la Vie locale et culturelle.

Il peut être mobilisé, selon les nécessités de service, pour apporter son concours aux différents secteurs et équipements relevant de la direction.

Il peut notamment intervenir dans les domaines de l’accueil, de l’information du public, de la billetterie, du suivi administratif, de la préparation logistique, de la coordination des manifestations et de l’accompagnement des événements municipaux.

Il participe à la continuité du service et contribue à la bonne coordination des activités en cas d’absence ou de surcharge ponctuelle.

La polyvalence et la capacité à intervenir sur des missions variées constituent des exigences essentielles du poste.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
• Capacité à utiliser les logiciels de gestion financière et administrative
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissances des procédures de commande publique et de suivi budgétaire
• Capacité à préparer et suivre des bons de commande
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles
• Aptitude à élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
• Connaissance ou intérêt pour les domaines culturels et événementiels

Qualités personnelles

• Grande rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie et esprit d’initiative
• Polyvalence et adaptabilité
• Sens des responsabilités
• Capacité à anticiper et à rendre compte
• Réactivité et disponibilité
• Esprit d’équipe et sens du collectif
• Qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle
• Sens du service public
• Aptitude au travail administratif comme au travail de terrain

Permis B obligatoire.

Une expérience en collectivité territoriale, notamment dans le suivi administratif, budgétaire ou événementiel, serait particulièrement appréciée.

Conditions d’exercice

Poste à temps complet, avec des horaires adaptés aux nécessités de service.

Le poste implique une activité administrative régulière et une participation opérationnelle aux manifestations.

Des interventions en soirée, le week-end et les jours fériés peuvent être nécessaires.

L’agent peut être amené à intervenir sur différents sites municipaux.

Les horaires, repos et éventuelles récupérations sont organisés conformément aux dispositions applicables au sein de la collectivité.

Évolution des missions

La présente fiche de poste ne présente pas de caractère exhaustif.

Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins de la direction, de l’organisation des services, des projets municipaux et des nécessités de continuité du service public.

L’agent peut être chargé de toute mission complémentaire compatible avec son cadre d’emplois, ses compétences et les instructions de sa hiérarchie.