Directeur / Directrice du Pôle Ressources — Communauté de communes Sud de Mayotte CCS

Missions du Directeur ou de la Directrice du Pôle Ressources :

Le directeur ou la directrice du Pôle Ressources garantit la disponibilité, la fiabilité et la performance des fonctions support de la CCSUD : affaires générales, ressources humaines et systèmes d’information.

Il ou elle assure la mise en cohérence des moyens humains, matériels et immatériels nécessaires au bon fonctionnement des directions et services, dans le respect des règles de la fonction publique territoriale, des procédures internes et des orientations fixées par la Direction générale.

Il ou elle contribue à la modernisation de l’organisation, à la digitalisation des processus et à l’amélioration continue de la qualité de service interne, et co-pilote le projet d’administration avec le Directeur général des services.

Affaires générales

• Organiser et piloter les fonctions administratives transversales : courrier, secrétariat général, archives, gestion documentaire, logistique, matériel et fournitures
• Mettre en place et faire respecter les procédures de gestion documentaire, de classement, d’archivage et de conservation des pièces
• Assurer le suivi des contrats de prestations liés aux fonctions support (ménage, sécurité, maintenance, fournitures, téléphonie, prestataires informatiques)
• Coordonner l’accueil, l’orientation des usagers et la gestion des demandes entrantes
• Veiller à la qualité de l’environnement de travail : locaux, équipements, sécurité, hygiène, accessibilité
• Contribuer à la préparation des instances (Conseil, Bureau, commissions) en lien avec le service juridique et le secrétariat général

Ressources humaines

• Élaborer et mettre en œuvre la politique RH de la CCSUD en cohérence avec le projet de territoire, le projet d’Administration et les orientations de la Direction générale
• Assurer la gestion administrative du personnel : recrutement, titularisation, avancement, congés, absences, dossiers individuels, fin de carrière, mutation, promotion
• Mettre en place et suivre les procédures de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et de gestion prévisionnelle des effectifs (GPE)
• Organiser et suivre la formation professionnelle continue, les plans de formation et l’accompagnement des réorganisations
• Gérer la prévention des risques professionnels, la santé et la sécurité au travail, en lien avec le médecin du travail, le service de prévention et le Comité Social Territorial
• Assurer le suivi des dossiers sensibles : accidents de service, accidents de trajet, protection fonctionnelle, contentieux RH, conflits internes, demandes de mutation
• Mettre en place les outils de suivi RH : tableaux de bord des effectifs, absentéisme, formation, recrutement, turnover, indicateurs de climat social
• Accompagner les directions dans la définition des besoins en emplois, les fiches de poste et les campagnes de recrutement
• Veiller au respect des règles statutaires, de la réglementation du travail et des accords collectifs applicables

Systèmes d’information et services informatiques

• Définir la stratégie informatique et numérique de la CCSUD en cohérence avec les besoins des directions et les orientations de la Direction générale
• Assurer la gestion et la sécurité du parc informatique : postes de travail, serveurs, réseaux, téléphonie, logiciels métiers, licences, sauvegardes
• Mettre en place et faire respecter une politique de sécurité informatique : accès, mots de passe, sauvegardes, continuité de service, protection des données
• Piloter les projets de digitalisation : dématérialisation des procédures, outils de gestion documentaire, portails internes, outils collaboratifs, SIG, tableaux de bord
• Assurer le support aux utilisateurs : assistance, formation, résolution d’incidents, gestion des demandes
• Suivre les contrats de maintenance, licences, hébergement et prestataires informatiques
• Veiller à l’alignement des outils numériques avec les besoins métiers (gestion RH, finances, commande publique, patrimoine, foncier, GEMAPI, etc.)
• Contribuer à la fiabilisation des données et à la mise en place de référentiels partagés

Pilotage transversal

• Élaborer et suivre le budget du pôle Ressources en fonctionnement et investissement
• Contribuer à la programmation pluriannuelle des moyens (effectifs, formations, matériel, informatique)
• Mettre en place des indicateurs de performance et des tableaux de bord mensuels à destination de la Direction générale
• Participer aux instances de direction et aux réunions de préparation des décisions politiques
• Assurer une veille réglementaire, statutaire et technologique
• Contribuer à la gestion de crise lorsqu’elle concerne les fonctions support (sinistre informatique, incident de sécurité, urgence RH, continuité de service)

Management et modernisation de l’administration

• Encadrer et animer l’équipe pluridisciplinaire du pôle, organiser les activités, fixer les objectifs et accompagner le développement des compétences
• Co-piloter le projet d’administration avec le Directeur général des services et piloter la modernisation des fonctions support
• Accompagner les réorganisations, structurer les procédures internes et favoriser le travail transversal entre les directions

Formation supérieure en administration publique, gestion des ressources humaines, systèmes d’information, droit public ou équivalent.

Expérience confirmée dans une collectivité, un EPCI ou une structure publique de taille comparable.

Expérience de management et de pilotage de fonctions support souhaitée.

Connaissances :

• Statut de la fonction publique territoriale, règles RH, gestion prévisionnelle, formation, prévention des risques
• Gestion administrative, archivage, gestion documentaire, logistique et affaires générales
• Systèmes d’information, sécurité informatique, digitalisation, outils collaboratifs, SIG
• Finances locales, budget, comptabilité publique et recherche de financements
• Commande publique et gestion des contrats
• Fonctionnement des EPCI, délibérations, délégations et relations intercommunales

Compétences opérationnelles :

• Concevoir et piloter une politique RH et une stratégie SI
• Manager une équipe pluridisciplinaire et conduire le changement
• Élaborer des procédures, fiches de poste, tableaux de bord et plans d’action
• Gérer des dossiers sensibles et des situations conflictuelles
• Piloter des projets de digitalisation et de modernisation
• Alerter sur les risques RH, informatiques ou organisationnels
• Organiser le travail partenarial avec les directions et les prestataires

Qualités attendues :

• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et capacité de priorisation
• Aptitude à la médiation et à la gestion de situations sensibles
• Capacité à travailler dans un environnement institutionnel et politique
• Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
• Sens du service public, neutralité, loyauté et discrétion professionnelle
• Capacité à créer des règles de fonctionnement opérationnelles et à les faire appliquer

Relations fonctionnelles :

Direction générale, directions métier (DAUH, DAE, DETE, Foncier), Pôle finances et commande publique, service juridique et assemblées ; communes membres, partenaires RH et prestataires des fonctions support.