Gestionnaire administratif – Assistant de département 80% F.H — Université Jean-Monnet - Saint-Etienne

POSITIONNEMENT

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.

MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP)

• Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
• Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :

o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant

o Participer à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)

o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique

o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés

o Participer à l’organisation des jurys du département…

o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants

o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs…)

o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

• Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
• Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
• Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations
• Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant…)
• Informer et veiller à l’application de la règlementation, des directives et consignes
• Classer et archiver tous les documents

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

PROFIL RECHERCHE

Connaissances

o Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur

o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,

o Connaitre les techniques de gestion administrative

o Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word…)

o Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d’enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa…)

o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure

Compétences

o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit

o Savoir travailler en équipe

o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations

o Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC

o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.

o Savoir accueillir le public en toutes circonstances.

o Savoir mettre en œuvre les consignes données

o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion

o Savoir organiser et gérer un système de classement

o Savoir rendre compte

Qualités attendues

o Sens du contact et qualité d'écoute

o Sens du travail en équipe

o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs

o Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs

o Bon relationnel et esprit d'équipe

o Discrétion

o Respect de l'usager

o Faire preuve de polyvalence et de disponibilité

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

o Télétravail non adapté la 1ère année

o Permanence d’ouverture du secrétariat

L’Université Jean Monnet est organisée autour de 5 campus à Saint-Étienne dont l’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture (ENSASE) et d’un campus à Roanne, c’est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel accueille plus de 22 200 étudiants et 1 700 personnels.

Elle affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat autour de grands domaines d’enseignement et de recherche :

• Arts, Lettres, Langues
• Sciences humaines et sociales
• Droit, Économie, Gestion
• Sciences, Technologies, Ingénierie
• Santé
• Architecture

Réunissant 12 Facultés, Instituts, Écoles, Départements et Unités de Recherche, elle compte ainsi 24 laboratoires et 6 écoles doctorales et 4 graduate schools qui renforcent l’articulation master-doctorat-recherche, dans des domaines qui portent la signature scientifique de l’établissement.

Ouverte sur l’international, notamment à travers son engagement au sein de l’alliance Université Européenne Transform4Europe (T4EU), elle développe des partenariats forts avec le monde socio-économique, culturel, et celui des collectivités territoriales.