Gestionnaire administratif — EPTB Eaux et Vilaine

Sous la responsabilité du (de la) responsable d'unité, le (la) gestionnaire administratif(ive) assure un rôle de relai pour la gestion administrative RH, l’organisation interne de l’unité. Il(elle) est en charge de la gestion comptable du budget de l’unité et assure le suivi et l’exécution des marchés de l’unité. Il(elle) assure également la gestion des instances, du secrétariat et de la logistique de l’unité.

Il(elle) contribuera aux groupes de travail, réunions et activités visant à l’amélioration des processus et procédures de son secteur d’activité en lien avec le(la) chargé(e) de mission processus/procédures.

Ce recrutement a pour objet le recrutement d’un(e) gestionnaire administratif(ve) au sein de l’équipe technique et opérationnelle déjà en place (9 agents à l’UGVA : 1 responsable d’unité, 4 animateurs milieux aquatiques, 1 animatrice territoriale, 1 animatrice aménagement de bassin versant, 2 animateurs bocage.

Missions :

Sous la responsabilité hiérarchique du (de la) responsable de l’unité Vilaine Aval, la personne recrutée aura en charge :

Dans le cadre de la mission de Gestion administrative RH et organisation interne du pôle

• Collecter/centraliser les données agent du pôle : forfait chèque déjeuner, choix mutuelle, souhait de congé annuels, absences exceptionnelles, indisponibilité physique, besoin de formation, …
• Saisir, contrôler et mettre à jour les données RH dans les tableaux de bords de suivi et transmettre aux RH pour traitement
• Gérer les déplacements des agents du pôle/unité (logistique et réservations)
• Collecter les informations pour l’établissement des ordres de missions et transmettre au RH pour traitement
• Collecter et centraliser les états de frais des agents du pôle/unité
• Saisir, contrôler et mettre en paiement les frais de déplacements après validation du responsable
• Diffuser les informations RH et actualités aux agents de l’unité et effectuer des rappels réglementaires
• Solliciter les RH en cas de besoin et relayer l’information aux agents
• Accueillir les nouveaux arrivants et leur expliquer le fonctionnement de l’unité
• Participation à l'organisation des élections professionnelles
• Contribution à l'organisation et planification des jurys de recrutement
• Rédaction et transmission des PV de recrutements

Dans le cadre de la Mission de Gestion de la comptabilité et suivi de l’exécution des marchés de l’unité

• Participer à la préparation budgétaire : Recensement des besoins en crédits et transmission en lien avec le service finances et les autres unités de gestion
• Saisir et envoyer les bons de commandes aux prestataires
• Valider et contrôler les engagements, effectuer les virements de crédits si besoin
• Réceptionner les factures et intégrer les factures papier, les contrôler et mettre à la validation des services faits
• Traiter les relances et mettre en liquidation via un rapprochement avec les engagements
• Gérer et suivre les subventions et le lien avec le P503
• Suivre les dossiers de demandes de subvention, déposer et transmettre les informations au service finances
• Suivre l'exécution des dossiers de subvention et établir les états d’acomptes, plans de financement définitif, demandes d'acomptes et de solde des subventions
• Réaliser les engagements comptables du marché et préparer les ordres de services sous les indications du référent du marché
• Peut assurer en lien avec le référent les consultations/achats en direct
• Relayer au service marché les consultations effectuées en direct

Dans le cadre de la Mission de Gestion des instances de l’unité, du secrétariat et de la logistique

• Gérer le calendrier des instances de l’unité en lien avec le secrétariat du siège responsable du calendrier « réunion Evènement EPTB »
• Gérer l’organisation logistique des réunions : recherche de salle, gestion des contrats de location, état des lieux, réservation de matériel et installation, mise à disposition des café et boisson
• Gérer les convocations et les présences : suivi des retours, listes d’émargement, mise en place des cavaliers, mise à jour des présents/absents
• Préparer les comptes rendus : prise de notes, rédaction, mise en forme, mise à la relecture et à la validation
• Diffusion des comptes rendus via idelibre et publication sur les supports définis
• Gérer le calendrier des groupes de travail et des commissions (mise à jour Outlook)
• Gérer l’organisation logistique des réunions : recherche de salle, gestion des contrats de location, état des lieux, réservation de matériel et installation, Mise à disposition des café et boisson
• Gérer les convocations et les présences : suivi des retours, listes d’émargement, mise en place des cavaliers, mise à jour des présents/absents
• Préparer les comptes rendus : prise de notes, rédaction et mise en forme, mise à la relecture et à la validation
• Diffusion des comptes rendus et publication sur les supports définis
• Gérer les appels au standard : répondre aux appels et donner un premier niveau de réponse
• Réorienter les appels vers la personne concernée en cas de besoin et/ou prendre les messages
• Gérer l’archivage papier et numérique : Récupérer au sein des services les originaux papier, classer les originaux en fonction des durées légales de conservation, enregistrer les documents sur le réseau
• Préparer les commandes de fourniture et EPI : vérifier les crédits, établir la liste des besoins, mettre à la signature
• Gérer les fournitures et EPI : Saisir des bons de commandes et transmission au prestataire, Réception et dispatch en lien avec le conseiller prévention santé/sécurité au travail
• Etablir les besoins en mobilier et transmettre au siège
• Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage des locaux de Redon et transmettre les dysfonctionnements au siège
• Assurer le rôle de référent pour remonter les dysfonctionnements de toutes nature (PC, copieur,…)
• Assurer le rôle de réfèrent sur les véhicules sous la coordination du conseiller prévention, sécurité et logistique

Pour l’UGVA et le siège d’Eaux & Vilaine (Redon) :

• Assurer l’accueil physique des personnes
• Gérer le courrier entrant : ouvrir, dater, scanner et enregistrer sous sharepoint le courrier arrivé
• Gérer le courrier sortant : Mise en forme des courriers, mise sous pli, affranchissement et l'enregistrement sous sharepoint et déposer à la poste

Permis B indispensable

Temps de travail et horaires de travail : Temps complet, possibilité de travailler sur un cycle à 39h00 avec RTT + télétravail

Amplitudes horaires irrégulières en fonction des déplacements, des réunions

Quelques réunions possibles en soirée après 20h et animations le week-end

Véhicule de service

Titres restaurant – Remboursement des frais de mission – CNAS – Participations employeur aux mutuelles

Formation requise :

De formation Bac +2 et plus en gestion administrative polyvalente (direction, comptabilité, RH etc….). Une expérience professionnelle précédente sur un poste similaire en collectivité serait un plus.

Compétences :

• Connaissances de l’environnement territorial, des procédures comptables, administratives et financières et les principes de base de la comptabilité publique et des marchés publics et du statut de la fonction publique
• Capacité à renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et de l’unité
• Techniques d’analyse et d’identification des demandes externes ou internes et capacité à orienter vers les interlocuteurs compétents
• Savoir utiliser les applicatifs de gestion financière et bureautique de la structure relative à l’activité
• Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
• Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction d’une note de synthèse et des comptes-rendus

-La connaissance des politiques de l’eau serait un plus.

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à organiser son travail et qualité d’organisation
• Capacité à analyser et gérer rapidement des situations
• Savoir rendre compte
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et diplomatie
• Ponctualité et disponibilité
• Discrétion et confidentialité
• Sens de la hiérarchie et du travail en équipe