Gestionnaire Administratif et Financier Tourisme — Région Grand Est

Missions de la Direction :

Le pôle attractivité porte une politique forte en faveur de la compétitivité, de l’innovation, du soutien aux entreprises, du développement culturel, du développement touristique, de l’agriculture, de la viticulture et de la forêt et des relations internationales et transfrontalières.

La Direction du tourisme met en œuvre le Schéma Régional du Développement du Tourisme qui propose pour le Grand Est un « tourisme d’équilibre ».

Missions du poste :

Assure le bon fonctionnement des activités de la direction en garantissant la fiabilité et la fluidité de ses processus internes.

Informe et guide les porteurs de projet dans leurs démarches, en veillant à la bonne application des procédures de la collectivité.

Accompagne l'assistante de direction dans ses missions quotidiennes et soutient les chargés de mission et chef de projets dans l'instruction et le suivi de leurs dossiers.

Contribue à la coordination administrative de l'ensemble des services de la direction, en répondant aux besoins ponctuels avec rigueur et efficacité.

Le gestionnaire administratif sur ce poste sera également mis à disposition sur une quotité équivalente à 20% de son temps de travail au Syndicat Mixte d’Aménagement de Madine pour des missions d’accompagnement budgétaires et comptables.

Activités :

Instances et documents officiels :

• Préparer les Commissions Permanentes et les Séances Plénières en lien avec l'assistante de direction (vérification de la saisie des rapports dans Airs-délib, coordination des fiches de synthèse et des supports de présentation pour la commission thématique)
• Appui aux porteurs de projet et les agents de la direction
• Informer et orienter les porteurs de projet : analyser leurs demandes au regard des dispositifs en vigueur, évaluer la pertinence et la fiabilité des informations fournies
• Utiliser les outils métiers de gestion propres à la direction
• Préparer les pièces administratives des marchés publics en lien avec les chefs de projets

Traitement et suivi des données :

• Collecter et traiter les données nécessaires à l'activité de la direction
• Alimenter les outils de suivi d'activité en lien avec la chargée de mission dédiée
• Connaissance et amélioration des procédures
• Connaître et appliquer les règles et procédures de la collectivité dans le cadre de ses missions
• Identifier les dysfonctionnements, formuler des propositions d'amélioration et les remonter à la hiérarchie

Secrétariat :

• Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants
• Gérer le parapheur électronique et assurer le suivi des parapheurs destinés à la signature du Président
• Assurer la surveillance et le traitement des boîtes mail de la direction

Organisation et coordination :

• Planifier et coordonner les activités administratives en lien avec les différents services de la direction
• Organiser des réunions et des événements ponctuels (logistique, convocations, supports)
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les services compétents

Missions d’accompagnement budgétaires et comptables :

• Conseiller et assister techniquement le SMA de Madine sur les procédures budgétaires et comptables,
• Assurer la régularité, la fiabilité et le suivi quotidien des opérations comptables
• Suivre les dépenses et les recettes du SMA
• Gérer les écritures d’amortissement
• Assurer le suivi administratif des factures, fournisseurs et recettes
• Préparer les éléments nécessaires au suivi budgétaire
• Assurer le suivi administratif des subventions et des dossiers financiers
• Tenir et mettre à jour des tableaux de bord comptables et financiers
• Participer au processus budgétaire du SMA de Madine

Relations hiérarchiques :

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice.

Conditions particulières du poste :

Poste basé à Metz

Poste à temps plein impératif

Déplacements ponctuels à Madine avec la Directrice du SMA

Avantages :

Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)

Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)

Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)

Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)

Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Savoir :

Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales ;

Connaissance techniques budgétaire et comptable - comptabilité publique locale (notion de la gestion de budget par nature),

Connaissance de la chaîne de la dépense et de la recette ;

Notions de fonctionnement budgétaire d’une collectivité territoriale ;

Connaissance de la nomenclature M57 ;

Connaissance des procédures de marchés publics ;

Une formation en comptabilité, gestion ou administration publique est souhaitée.

Une expérience dans le domaine de la comptabilité, idéalement dans une petite collectivité territoriale ou établissement public, serait appréciée.

Savoir-faire :

Savoir s'organiser ;

Goût du travail en équipe et capacités d’adaptation ;

Gérer les priorités et le temps ;

Saisir et contrôler des opérations comptables avec rigueur.

Vérifier des pièces justificatives.

Utiliser un logiciel de gestion financière ou être en capacité de s’approprier rapidement un nouvel outil.

Polyvalence.

Reporting à sa hiérarchie

Savoir-être :

Rigueur

Discrétion

Réactivité

Anticipation

Disponibilité

Gestion du stress

Capacité à travailler en équipe