Gestionnaire de l'offre de formation en alternance — Université de Lille

Au cœur du fonctionnement du Pôle professionnalisation et alternance, vous assurez la gestion administrative et le suivi des dossiers des alternants des Licences professionnelles et des BUT du site de Roubaix.

Vous êtes un interlocuteur privilégié des différents publics et partenaires et contribuez au bon déroulement des différentes étapes du parcours, de la candidature jusqu'au suivi de l'alternance.

Au quotidien, vous :

• assurez la gestion des dossiers de candidature et des dossiers administratifs des alternants
• accueillez, informez et orientez les étudiants, apprentis, stagiaires, équipes enseignantes, intervenants extérieurs et entreprises
• assurez le suivi financier et le contrôle des pièces nécessaires à la mise en paiement des heures
• assurez le suivi des inscriptions, des absences et des indicateurs liés aux publics alternants
• contribuez à consolider et à développer le réseau des entreprises partenaires

Vous participez également à la vie du Pôle et de l'IUT : préparation des contrats et des correspondances avec les entreprises, gestion de la logistique de certains événements, participation aux réunions, salons et journées portes ouvertes, réalisation de synthèses et de tableaux de bord, ou encore contribution à l'élaboration de modes opératoires.

• Votre rôle est donc transversal : vous facilitez la circulation de l'information, assurez le suivi des dossiers et contribuez à la qualité du service rendu aux différents interlocuteurs

Vous êtes une personne rigoureuse, fiable et organisée, qui apprécie le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs variés.

Vous êtes à l'écoute et savez accueillir, informer et accompagner différents publics avec pédagogie. Vous savez également rendre compte de votre activité, respecter les règles de confidentialité et vous adapter aux évolutions de votre environnement professionnel.

Vous êtes à l'aise avec…

• Les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint
• Les outils et systèmes d'information liés à la gestion des formations et des publics : APOGEE, REEFORMATION, Esupstage, Myformasup, FCA Manager, SOS, eCandidat et Parcoursup
• Le suivi administratif, la mise en œuvre de procédures et de règles et la réalisation de tableaux de bord
• La communication écrite et orale, ainsi que la transmission d'informations à différents interlocuteurs

Vous êtes également capable de travailler en équipe et en réseau, de gérer votre activité dans un calendrier contraint et de contribuer à une démarche qualité.

Vous êtes particulièrement à l'aise dans un environnement où les périodes d'activité peuvent varier en fonction du calendrier : inscriptions administratives, recrutement des apprenants, contractualisation ou encore mise en paiement.