Accompagnateur-trice du changement -Spécialiste des organisations — Université de Lille

Dans le cadre des projets de transformation, d’optimisation des services et d’amélioration continue de la qualité de l’UFR3S, l’accompagnateur·trice du changement intervient auprès des directions et responsables de service afin d’analyser, structurer et faire évoluer les organisations, les processus et les outils de travail.

En lien avec les orientations stratégiques de l’UFR3S et de l’Université de Lille, il ou elle contribue à la conduite du changement, à la démarche qualité et à la performance des services. Son action est menée en collaboration avec les directions concernées, notamment la Direction de la transformation et de l’amélioration continue, ainsi qu’avec les autres directions de l’établissement selon les projets.

À ce titre, il ou elle réalise des diagnostics organisationnels, identifie les leviers d’amélioration, propose des actions d’optimisation et accompagne leur mise en œuvre. Il ou elle participe à l’harmonisation des pratiques, à la formalisation des procédures et au déploiement d’outils garantissant la qualité, la traçabilité et la fiabilité des activités.

L’accompagnateur·trice du changement assure également la coordination de la gouvernance du système d’information de l’UFR3S en contribuant à la priorisation des évolutions numériques, à l’expression des besoins fonctionnels et à l’analyse des impacts organisationnels associés. Il ou elle réalise une veille sur les évolutions réglementaires et les réformes des formations en santé afin d’anticiper leurs conséquences sur l’organisation des services.

Enfin, il ou elle participe aux réflexions relatives à l’optimisation des espaces et des ressources dans le cadre de la démarche de transition écologique de l’Université.

Activités principales

Phase initiale – Services de scolarité

Analyser l’organisation, les processus, les circuits de décision et les outils utilisés.

Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctrices.

Formaliser et harmoniser les procédures relatives à la gestion des étudiants, des examens et de la réglementation applicable.

Optimiser les processus en lien avec les responsables de service.

Contribuer à la mutualisation des ressources et des outils.

Élaborer et diffuser les documents de référence (procédures, guides, formulaires, fiches de poste).

Mettre en place des outils de pilotage, de suivi et d’évaluation des activités.

Phase de déploiement

Accompagner les projets de transformation et d’évolution des organisations.

Réaliser des diagnostics et proposer des plans d’action.

Simplifier et harmoniser les procédures.

Accompagner les équipes par des actions de communication, de sensibilisation et de formation.

Assurer le suivi des actions engagées et l’évaluation des résultats.

Développer des espaces documentaires et des outils d’information partagés.

Activités transversales

Conseiller les responsables de service dans la conduite du changement.

Animer des groupes de travail, ateliers et réunions.

Une bonne connaissance du fonctionnement dun établissement denseignement supérieur et de recherche et des établissements publics serait un plus.

La maîtrise du mode projet, des méthodes et outils de conduite du changement et danalyse organisationnelle.

La connaissance des outils bureautiques et collaboratifs.

La connaissance du cadre réglementaire de la fonction publique.

Activités principales dans le cadre des services scolarité (phase initiale du poste) :

Analyser le fonctionnement des services : organisation, processus, circuits décisionnels, outils utilisés.

Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctrices.

Élaborer et mettre en uvre des procédures formalisées relatives à :

o la gestion des étudiants (inscriptions, dossiers, suivi administratif (notamment)) ;

o la gestion des examens (calendriers, épreuves, jurys, résultats) ;

o la gestion de la réglementation et des textes applicables.

Conduire des diagnostics et formuler des recommandations opérationnelles.

Structurer, formaliser et documenter des procédures.

Piloter des projets transversaux et mobiliser des acteurs aux profils variés.

Animer des réunions et des ateliers participatifs.

Rédiger des rapports, notes, comptes rendus et supports de communication interne.

Évaluer lefficacité des actions mises en uvre.

Rigueur, méthode et sens de lorganisation.

Capacité danalyse et de synthèse.

Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.

Pédagogie, écoute et diplomatie.

Adaptabilité et réactivité face aux évolutions.

Discrétion professionnelle et sens du service public.

Domaines de formation et expériences souhaitables

Diplôme de niveau Bac +5 minimum (Master en management, gestion des organisations, conduite du changement, sciences de gestion, ou équivalent).

Expérience dans la conduite de projets dorganisation ou de transformation, idéalement au sein dun établissement denseignement supérieur.