Gestionnaire enfance, jeunesse, éducation et familles — Mairie de Champlan

Participer au fonctionnement global du service EJEF

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
• Traiter la boîte mail du service
• Aider à la rédaction du règlement des services
• Participer aux COPIL du PEDT

Réaliser les inscriptions scolaires :

• Lancer les campagnes d’inscriptions scolaires (en lien avec service communication)
• Recevoir les familles sur rendez-vous pour constituer les dossiers d’inscription scolaire et repérer d’éventuels problématiques familiales ou de santé
• Participer à la commission d’affectation des nouveaux élèves dans les écoles en lien avec l’élu(e) au scolaire
• Informer les familles de l’affectation de leur(s) enfant(s)
• Communiquer les informations recueillies aux directrices d’école pour qu’elles puissent procéder aux inscriptions pédagogiques
• Suivre les effectifs scolaires tout au long de l’année scolaire, en lien avec les écoles

Réaliser les inscriptions périscolaires / extrascolaires / transport scolaire :

• Réaliser et envoyer les dossiers périscolaires aux familles
• Réceptionner au format papier et traiter sur le logiciel BL Enfance toutes les inscriptions périscolaires et extrascolaires (inscriptions en masse durant l’été, puis inscriptions isolées durant l’année scolaire)
• Paramétrer les services sur le logiciel BL Enfance chaque année
• Suivre les effectifs périscolaires tout au long de l’année, notamment pour les services « restauration scolaire » (écoles) et « vacances » (ALSH)
• Maintenir à jour le listing élèves inscrits au car en lien avec le ou la référent(e) transport scolaire

Réaliser les inscriptions aux séjours (Espace Jeunes, Accueil de loisirs) :

• Épauler les directeurs des services EJ et ALSH pour la constitution des dossiers séjour (aide à la rédaction et à la mise en page des dossiers)
• Réceptionner et traiter les dossiers d’inscription aux séjours

Calculer les Quotients Familiaux

• Communiquer aux familles des modalités de calcul
• Réceptionner et traiter les dossiers de QF

Mettre à jour les tarifs sur le logiciel BL Enfance à chaque rentrée

CULTURE :

Réaliser les inscriptions administratives au conservatoire municipal de musique et suivre les inscriptions pédagogiques.

• Chaque année, mettre en place le document Google Forms servant aux inscriptions/réinscriptions des élèves
• Mettre à jour les données administratives sur le logiciel BL Enfance
• Mettre à jour le fichier Excel des inscriptions pédagogiques : tableau partagé avec la direction du conservatoire, contenant toutes les informations relatives aux cours et pouvant permettre un suivi pédagogique des élèves et un suivi des heures effectuées par les professeurs
• Suivre le budget du service et établir les bons de commande, en lien avec le directeur de la Culture et de la Communication

Régie de recettes :

• Régie de recette de la Commune
• Régie de recette du Syndicat Intercommunal Champlan/Longjumeau

Procéder à la facturation et encaisser les factures des services :

• Services périscolaires et extrascolaires : facturation par mois avec clôture mensuelle
• Séjours et Classes découvertes : se conformer aux modalités de règlement fixées par délibérations
• Conservatoire municipal de musique : facturation des cours et des locations d’instruments en trois échéances de règlement sur l’année scolaire
• En tant que régisseur de recettes du Syndicat intercommunal Champlan/Longjumeau, encaisser les factures des services périscolaires de l’école des Saules
• Possibilité pour les usagers de régler les services facturés en espèces, chèque, prélèvement automatique (mandats à établir auprès du service EJE) et Carte Bancaire par internet
• Etablir les clôtures mensuelles et trimestrielles pour la trésorerie publique de Longjumeau

Suivre les impayés en lien avec la trésorerie publique et le service social :

• Etablir la liste des familles en impayés
• Faire les différents mailings et courriers de relance
• Suivre certaines familles en difficulté en lien avec le service social

COMMUNICATION

Concevoir des affiches, tracts ou tout autre document de communication via le logiciel CANVA

• EJE : dépliant du service, mémo fonctionnement des services, affiche et flyer pour la campagne des inscriptions scolaires, flyer RPE, mise à jour des actualités sur le portail famille
• EJ et ALSH : affiches et dépliants pour promouvoir les séjours, affiche de certains évènements (spectacle de magie ALSH, …)
• Conservatoire : dépliant descriptif du service, flyers ateliers instrumentaux, fiches cours pour la journée des associations, affiches des concerts

Communiquer aux familles les informations relatives aux services par emailing, affichage, mise à jour du Portail famille (parties Actualités, Documents utiles).