Gestionnaire formation et concours - Direction des Ressources Humaines — Hôpitaux de Saint-Maurice

Vous êtes « Gestionnaire formation et concours (adjoint administratif) », un poste dans ce grade est vacant aux Hôpitaux Paris Est Val de Marne (site de Saint-Maurice : 12/14 Rue du Val d’Osne, 94410 Saint-Maurice et site les Murets 17 rue du Général Leclerc 94510 La-Queue-en-Brie).

Il est à pourvoir au service formation de la Direction des Ressources Humaines

Directeur : Jérôme HUC

Définition du poste :

Le gestionnaire formation et concours assure, sous la houlette de la responsable formation, la gestion du centre de formation : réponses aux courriers adressés au centre, établissement des devis et de la facturation des actions de formation, gestion des formateurs, recensement auprès des pôles des actions de formation réalisées par les agents de l’établissement susceptibles d’être ouvertes à l’extérieur de l’hôpital, rédaction et mise à jour du catalogue des formations et de la page dédiée sur le site Internet des HPEVM, réalisation d’actions de communication.

Il a également en charge, sous la responsabilité, du DRH, de l’attachée d’administration en charge des carrières et de la responsable formation, du déploiement et de l’organisation des concours décidés par l’AIPN.

Activités principales :

Pour le centre de formation :

-Accueil, orientation et information aux personnes concernant les formations proposées par le centre de formation des HPEVM;

-Réservation, préparation logistique, ouverture/fermeture des salles de formation ;

-Accueil des participants et des formateurs (accueil physique et en distantiel);

-Réception, traitement des courriers, inscriptions, renseignements, dossiers, ou tout document en lien avec le centre de formation (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage);

-Suivi des statistiques, du bilan des formations, renseignement des indicateurs pédagogiques et financiers du centre de formation;

-Suivi et mise à jour des dossiers de formation;

-Facturation et suivi des prestations réalisées : émission d’avis des sommes à payer, relance factures, paiement des prestations : formateurs, autre prestataires, etc…

-Renseignement et suivi des critères qualité liés au centre de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc…) ;

-Renseignement, suivi, mise à jour des données formation sur les logiciels informatiques (Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power Point, TEAMS, ZOOM……).

Pour les concours :

-Organisation administrative et logistique des concours décidés par l’AIPN ;

-Préparer les avis et décisions relatifs aux concours organisés et affichage en fonction (de l’avis d’ouverture à la nomination des lauréats);

-Réception et vérification de la complétude des dossiers de candidature ;

-Convocations des membres du jury et des candidats ;

-Transmission des dossiers aux membres du jury;

-Organisation logistique des épreuves : réservation de salles, etc…

-Préparation des PV ; Communication des résultats

Compétences et connaissances requises :

• Logiciels de gestion et communication
• Logiciel dédié à la gestion de la formation
• Organisation et fonctionnement des établissements publics de santé
• Gestion budgétaire et administrative
• Accueillir et orienter les clients, formateurs, prestataires du centre de formation
• Analyser les données, tableaux de bord et justifier des résultats
• Gérer un budget et rapporter à sa hiérarchie tout risque d’écart
• Communiquer via les outils numériques disponibles auprès des potentiels clients : élaborer un catalogue de formation, le diffuser, etc…
• Rédiger des notes, courriers, convocations, conventions, émargements, tout document en lien avec le centre de formation
• Facturer les prestations réalisées
• Organiser, classer et archiver des données, informations et documents du centre de formation

Qualités requises : Capacité d’adaptation, sens de l’organisation et des priorités, aisance relationnelle, capacité à identifier et gérer les priorités, capacité à travailler en autonomie.

Compétences et connaissances requises :

• Logiciels de gestion et communication
• Logiciel dédié à la gestion de la formation
• Organisation et fonctionnement des établissements publics de santé
• Gestion budgétaire et administrative
• Accueillir et orienter les clients, formateurs, prestataires du centre de formation
• Analyser les données, tableaux de bord et justifier des résultats
• Gérer un budget et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart
• Communiquer via les outils numériques disponibles auprès des potentiels clients : élaborer un catalogue de formation, le diffuser, etc…
• Rédiger des notes, courriers, convocations, conventions, émargements, tout document en lien avec le centre de formation
• Facturer les prestations réalisées
• Organiser, classer et archiver des données, informations et documents du centre de formation

Qualités requises : Capacité d'adaptation, sens de l'organisation et des priorités, aisance relationnelle, capacité à identifier et gérer les priorités, capacité à travailler en autonomie.

Idéalement situés aux portes de Paris en bordure du bois de Vincennes dans un cadre historique et verdoyant, les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (HPEVM) sont dédiés aux soins de suite et réadaptation adulte et enfant (filières neurologie, locomoteur et gériatrie), à la prise en charge en psychiatrie et pédopsychiatrie, à la gynécologie/ obstétrique/ néonatologie et au traitement de l’insuffisance rénale chronique. Ils emploient environ 2412 agents (dont 246 personnels médicaux).

Le site hospitalier basé à Saint-Maurice dispose également de structures extra-hospitalières sur les 1er, 2e, 3e, 4e, 11e et 12e arrondissements de Paris ainsi que dans 16 villes du Val-de-Marne.

L’établissement est aisément accessible : Bus 111-77-325-24 - Métro Ligne 8 Charenton-Ecoles - A4 sortie Saint-Maurice – parking réservé aux agents.

Les HPEVM sont un hôpital à taille humaine engagé dans une dynamique collective : des projets innovants pour nos patients, un plateau technique spécialisé SSR performant, des équipes pluridisciplinaires, de nombreux groupes de travail transversaux, une attention particulière à la formation et à l’accueil des professionnels avec un tutorat infirmier, participation à de nombreux événements professionnels (colloques, conférences, séminaires…) et aux actions de prévention, développement des actions d’enseignement, de recherche et de publications scientifiques

Pourquoi venir travailler aux Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne ?

Les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne s'investissent dans le maintien et le développement des compétences de leurs professionnels, avec la mise à disposition chaque année d'un important calendrier de formations, l'accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.

Une attention réelle est portée à la qualité de vie au travail : association sportive et équipements sportifs, dispositif d’accompagnement psychologique, prévention des risques professionnels, vie hospitalière rythmée par de nombreux événements conviviaux, culturels et sportifs.

Les HPEVM permettent d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours, mise en stage et concours promotionnels), bénéfice des revalorisations salariales des accords Ségur ; un recrutement direct en CDI est également possible pour certains métiers.

Les HPEVM offrent également des avantages sociaux à leur personnel : self à tarif subventionné, arbre de Noël, crèche hospitalière avec des horaires adaptés aux hospitaliers, tickets restaurant pour les structures extra-hospitalières, et les prestations du CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses...).