Responsable administratif-ve d'institut — Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.

Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité.

1. Management, animation et pilotage RH

Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS

Gestion RH des vacataires et des enseignants

Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)

Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche

Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux

2. Pilotage budgétaire et financier :

Elaboration du budget

Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)

Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants

Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs

Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire

Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche

3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation

Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).

Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).

Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.

4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle

Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).

Préparation du dialogue de gestion annuel

Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université

Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante

Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage

5. Communication et représentation :

Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université

Représentation de la composante auprès des instances centrales

Participation aux réseaux internes

1. Connaissances (savoirs) :

Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)

Réglementation juridique, droit public et des contrats

Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH

Réglementation des cursus universitaires et des stages

2. Compétences (savoir-faire) :

Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle : avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.

Manager, mobiliser et animer une équipe

Traduire une stratégie en plans d'actions

Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage

Mener un audit d'organisation et gérer le changement

Gérer les situations sensibles et les conflits

Savoir faire circuler l’information et rendre compte

Concevoir et piloter un projet

3. Qualités personnelles (savoir-être) :

Sens du service public et de l'intérêt général

Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)

Rigueur, méthode, intégrité et discrétion

Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives

Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité

4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :

SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), SHAREPOINT

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.