RESPONSABLE DU POLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (h/f) — Parc Naturel régional de la Sainte-Baume - le Plan d'Aups Sainte-Baume

MISSIONS PRINCIPALES

PILOTER LA GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET COMPTABLE DU PARC ET DES ACTIONS

Animer la mise en œuvre des différentes étapes du calendrier budgétaire (élaboration budgétaire, fin d’exercice…)

Superviser l’exécution des dépenses et des recettes du Parc et la mise en œuvre de la procédure de comptabilité analytique fixée ainsi que le suivi et la justification des subventions ;

ORGANISER LA VIE DES INSTANCES

Coordonner la préparation administrative et logistique des réunions statutaires (calendrier, ordre du jour, convocations, compte rendu), en garantissant le respect des délais de transmission des convocations et des applications de décisions ;

Préparer ou collecter les pièces nécessaires à leur tenue ;

Participer aux instances et gérer les suites (PV, délibérations…).

PILOTER LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DU PARC

Organiser et mettre en œuvre l’ensemble des procédures et des décisions prises ;

Piloter les procédures de recrutement, d’accueil et de départ et le suivi des carrières ;

Encadrer la gestion administrative du personnel ;

Participer à la définition du budget lié à la gestion RH ;

Superviser la paye ;

Accompagner les projets liés à la gestion des RH.

METTRE EN ŒUVRE ET SUIVRE LES PROCÉDURES DE PASSATION ET D’EXÉCUTION DES CONTRATS DU PARC :

Etablir la programmation achat du Parc ;

Mettre en œuvre la procédure de passation des marchés publics : Elaborer les pièces administratives des DCE et accompagner les équipes dans la rédaction des pièces techniques, suivre les phases de publication, d’analyse, d’attribution puis d’exécution ;

Accompagner les équipes dans la rédaction des contrats de partenariat et leur suivi d’exécution.

ASSURER LA GESTION DE L’ADMINISTRATION GÉNÉRALE

Superviser l’organisation générale et l’intendance du syndicat mixte :

La logistique (bâtiment, matériel, véhicule, parc informatique, entretien des locaux, contrats de location et d’assurance, ménage...) ;

Les fonctions d’accueil (accueil physique et téléphonique, courriers...)

Contribuer aux projets transversaux du Parc ;

Élaborer et optimiser les procédures et outils nécessaires au bon fonctionnement ;

Assurer, en lien avec les agents du pôle, la veille thématique, participer à l’acculturation des agents du Parc et assurer la diffusion des informations internes liées au fonctionnement administratif ;

Assurer la télétransmission des actes et être l’interlocuteur du contrôle de légalité ;

Appuyer les responsables de pôles.

VEILLER A LA CONFORMITE JURIDIQUE DES ACTES ET PROCEDURES

Garantir le respect du cadre réglementaire dans l’édition des actes (délibérations, conventions, arrêtés, documents cadres, commande publique...), en lien avec les missions décrites précédemment ;

Assurer une veille réglementaire et anticiper les impacts.

ASSURER LA RESPONSABILITÉ DU POLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Manager et animer l'équipe du pôle : encadrement, soutien technique et stratégique, transversalité entre les différents pôles du Parc, lien avec la direction, proposition de solutions concernant les problèmes techniques ou de ressources humaines, organisation et animation des réunions de pôle ;

Assurer la gestion des ressources humaines du pôle ;

Piloter et coordonner les relations avec les partenaires et les élus : valoriser les actions pôle, les apports et l’image du Parc auprès des partenaires, suivre les relations partenariales de l’équipe, participer aux réunions partenariales à caractère stratégique, assurer l’interface avec les élus ;

Participer au comité de direction : contribuer à l'élaboration, à la mise en œuvre et au suivi des orientations stratégiques, assurer la mise en œuvre solidaire des décisions du comité de direction, peut être amené à représenter le directeur et à assurer son intérim en son absence.

CONDITIONS D'EXERCICE

Poste à temps complet, sur les jours ouvrés et très occasionnellement en soirée ou le week-end ;

Souplesse des horaires d’arrivée et de départ dans le respect des plages fixes de travail de 9h à 17h ;

Possibilité de choisir entre 4 cycles de travail hebdomadaire sur 4,5 ou 5 jours, pouvant ouvrir droit à RTT ;

Télétravail possible conformément au règlement intérieur (1 jour par semaine sauf exceptions) ;

Activité sédentaire depuis le siège du Parc avec utilisation quotidienne de l’outil informatique (aménagements ergonomiques du poste de travail), déplacements ponctuels.

Positionnement managérial : équipe de 3 personnes

Niveau bac +5 : Master 2 en droit public, gestion des administrations, finances et comptabilité, gestion financière et RH ou à partir de bac +3 avec expérience et parcours professionnel

CONNAISSANCES :

Environnement territorial et fonctionnement des collectivités locales

Analyse financière et comptabilité publique

Gestion des ressources humaines

Méthodologie et outils du management par objectif, ingénierie de projet

Règles de la commande publique

Outils bureautiques et des logiciels comptables

SAVOIR-FAIRE :

Mise en place des outils de contrôle de gestion, contrôle interne, de pilotage et de procédure

Capacité à communiquer, à gérer les conflits

Capacité à motiver, à déléguer et à faire évoluer les agents du pôle

CAPACITÉS :

Adaptabilité, réactivité

Autonomie et polyvalence

Sens des responsabilités et des priorités

Goût du travail en équipe et en transversalité

Réserve, discrétion et respect de confidentialité