Responsable du service de gestion du personnel (F/H) — Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales

FINALITE DU POSTE

Placé.e sous l’autorité de la Directrice des ressources humaines, le.la responsable du service de gestion du personnel veille à la sécurisation de l'ensemble des opérations de gestion RH.

En s’appuyant sur un.e adjoint.e, il ou elle dirige les deux bureaux de gestion tout en garantissant le respect des dispositifs et des procédures réglementaires.

Il/Elle fait le lien avec l'ensemble des directions et unités de recherche de l'établissement pour faire remonter les différentes problématiques liées à la gestion du personnel.

ACTIVITES PRINCIPALES

Organiser et superviser la gestion individuelle et collective des personnels :

Garantir la légalité des actes, la sécurisation des procédures et assurer une veille sur l'ensemble des obligations statutaires : préparer et mettre en œuvre les évolutions statutaires et réglementaires, contrôler l’application des statuts et des règles internes de fonctionnement

Coordonner l'élaboration des arrêtés, des contrats et des décisions administratives et en contrôler le contenu

Préparer et encadrer les périodes de paie et accompagner les équipes dans la structuration et la fiabilisation des processus de paie

Mettre en œuvre les procédures collectives et individuelles liées à la carrière (avancements, promotions, évolutions indemnitaires et salariales), assurer l’organisation et le suivi des commissions (commissions de promotion, CPE, CCPANT)

Assurer le suivi des campagnes annuelles liées à la paie, à la carrière, au télétravail et au temps de travail (CET)

Faire évoluer les lignes directrices de gestion et les actes de gestion

Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents : dossiers papier, dossiers numériques et mise à jour du logiciel RH (SIHAM)

Suivi des dossiers complexes (retraite, classement des enseignants-chercheurs, etc.) :

Superviser la complétude, la mise en conformité et la finalisation des dossiers de retraite en lien avec le Pôle Petrel

Assurer un rôle de conseil auprès des personnels et de leurs encadrants sur les questions relatives à la carrière, à la paie et aux règles de gestion des congés, du temps de travail et du télétravail, et les informer des évolutions réglementaires

Elaborer et suivre des outils de pilotage prévisionnel des entrées et sorties des personnels (retraite, suivi des détachements, congés et disponibilités…)

Missions transverses :

Mettre en œuvre les procédures individuelles et collectives en collaboration avec votre adjoint.e

Elaborer des supports techniques à destination des gestionnaires et participer activement à leur montée en compétences

Favoriser les relations partenariales avec les autres fonctions RH (médecine du travail, recrutement, pilotage des emplois...) et avec les partenaires institutionnels (Ministère, Rectorat de Paris)

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

Connaissances générales des ressources humaines

Connaissances approfondies des statuts des personnels de la fonction publique et de leurs modes de gestion

Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Connaissances générales des finances publiques et des éléments constitutifs de la paie

Compétences opérationnelles

Très forte dimension managériale

Expertise juridique nécessaire

Aisance dans la rédaction de rapports et de notes

Appétence pour les logiciels de gestion (SIHAM) et les outils numériques

Compétences comportementales

Rigueur, fiabilité et très bon sens de l’organisation

Très bon relationnel, sens de l’écoute, diplomatie et pédagogie

Pratiques managériales axées sur les principes de la QVCT

Capacité à interpréter et à mettre en application les évolutions législatives en ajustant l’organisation et les procédures

Capacité à piloter l’activité du service dans une démarche d’amélioration continue

Capacité à gérer le stress et les pics d’activité

PROFIL RECHERCHE

Bac+5 souhaité en ressources humaines

Expérience exigée d’au moins 5 ans sur poste similaire

Encadrement :

Accompagner les équipes du service sur l’exécution de la paie, le suivi des carrières, les règles de gestion statutaire et l’utilisation du logiciel métier (SIHAM)

Anticiper et organiser la répartition de l’activité du service en poursuivant un objectif de qualité du service rendu et de fiabilisation des données

Poursuivre la démarche de modernisation du service en optimisant les process et les outils dédiés au pilotage de l’activité

Avoir un rôle d'alerte, de conseil et d'aide à la décision auprès du binôme de direction

Définir les besoins du service et les compétences associées, évaluer les agents, suivre la carrière, la formation et la montée en compétences des agents

Animer et piloter l’équipe : animer des réunions et des groupes de travail, mobiliser les compétences autour du projet de service de la DRH dans un objectif d’amélioration continue

CONTRAINTES PARTICULIERES D’EXERCICE

Pics d’activité en fonction des différentes campagnes annuelles

Contraintes calendaires liées à la saisie de la paie à façon

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 500 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants.

L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.

L’EHESS compte environ 700 agents (hors vacataires d’enseignement).

La Direction des Ressources Humaines est composée de 23 agents répartis dans les services suivants :

Service de gestion du personnel comprenant un bureau de gestion des personnels titulaires et un bureau de gestion des personnels contractuels

Service de la coordination paie et du suivi de la masse salariale et des effectifs

Service de l’attractivité et du développement des compétences

Service de la qualité de vie et conditions de travail, de l’inclusion et de l’action sociale

une juriste RH

Au sein de la DRH, la gestion des personnels est assurée par deux bureaux de gestion, l’un composé de deux gestionnaires en charge des personnels titulaires (cat.B) et l’autre composé de trois gestionnaires en charge des personnels contractuels (cat.B), ainsi qu’une gestionnaire en appui administratif sur les dossiers transversaux (suivi des congés, temps de travail, télétravail et appui aux campagnes collectives).