Responsable du service État civil / Population et Affaires générales — Mairie d'Eaunes

Secrétariat Général

Véritable point d’entrée de la collectivité, il/elle a un rôle essentiel de coordination et de diffusion de l’information.

• Assistance et conseil au Maire et à la Directrice Générale des Services
• Premier Interlocuteur des élus et des usagers,
• Gestionnaire de la boîte mail générique « Mairie Eaunes », des RDV et des courriers administrés
• Gestion du courrier Arrivée/Départ
• Préparation des différentes instances (conseils, commissions, …)
• Publication des actes réglementaires (Publi Act)
• Responsable de la gestion des assemblées
• Prépare et organise les séances du Conseil Municipal, et les différentes instances (convocations, ordre du jour, note de synthèse, dossiers élus et DGS, …)
• Rédige des projets de délibérations et vérifie la validité juridique des délibérations des différents services
• Assiste aux réunions, rédige et diffuse les délibérations finalisées, les procès-verbaux et comptes rendus
• Assure la transmission et le suivi du contrôle de légalité
• Rédige les arrêtés du Maire et les décisions
• Assure le suivi du registre des délibérations et des recueils des actes administratifs
• Garantit le respect des échéances administratives et la validité juridique des processus et des actes

Chef du service population

A ce titre, il/elle participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de relation à l’usager et d’offre de services. Il/elle est garant du respect de la réglementation dans les domaines qu’il/elle encadre

• Encadre et coordonne les 4 agents du service (accueil/état-civil, dispositif de recueil, agence postale communale)
• Garantit la continuité de service
• Supervise l’établissement des actes d’état civil
• Pilote l’organisation des élections : gestion des listes électorales, préparation et organisation des scrutins
• Pilote l’organisation du recensement de la population
• Garantit le respect de la réglementation des démarches réalisées par l’équipe
• Garantit la cohérence et la précision des informations communiquées aux usagers
• Contrôle la bonne connaissance et l’application des procédures administratives
• Peut être amené à remplacer un agent d’accueil/État civil

1- Diplôme(s) ou qualification(s) professionnelle(s) requis pour ce poste de travail

• Formation supérieure en droit public, administration publique ou gestion des collectivités
• Expérience professionnelle significative sur un poste similaire en collectivité territoriale
• Maîtrise du fonctionnement institutionnel
• Maîtrise des procédures administratives et des actes des collectivités
• Maitrise de la réglementation en matière d’état civil,
• Maîtrise de la réglementation et des processus électoraux

2- Savoir-faire

• Qualités managériales avérées
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rédiger des notes juridiques, des contrats, des conventions, etc…
• Savoir contrôler la validité juridique des actes
• Faire preuve de qualités rédactionnelles, d’esprit d’analyse et de synthèse
• Connaître et maitriser les outils et procédures de dématérialisation des actes (parapheur électronique, télétransmission, gestion électronique des documents)
• Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers (Berger-Levrault, E. Convocation, Publi-Act, etc…)
• Notions en finances publiques
• Être capable de gérer des situations délicates
• Savoir rendre compte de ses activités

3- Savoir-être

• Rigoureux(se) et organisé(e)
• Autonome dans l’organisation du travail
• Qualités relationnelles avérées
• Grand sens de l’écoute et de la pédagogie
• Sens aigu du service public et du devoir de réserve
• Sens de la discrétion et de la confidentialité