Secrétaire administratif à l'animation de la mobilité — Smtpcsm

Secrétariat

1. Assurer l’accueil, le traitement des courriels et courriers, le classement des documents et la mise à jour des dossiers du service.

2. Assurer le suivi administratif et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus, tableaux et supports de suivi.

3. Gérer les agendas, réunions, convocations, inscriptions et calendriers des actions du service.

4. Préparer la logistique des animations : réservation, matériel, listes de participants et documents.

5. Suivre les demandes, échéances, dossiers, courriers et échanges avec les partenaires.

6. Contribuer à la diffusion des informations et au bilan administratif des actions réalisées.

7. Mettre à jour les outils de suivi et transmettre à la responsable les informations utiles sur l’avancement des actions.

Mission Terrain

1. Présenter les services, dispositifs et actions du SMT aux habitants, établissements, associations et partenaires.

2. Réaliser des démarches de prospection et de prise de contact sur les lieux définis par le service.

3. Participer à des stands, réunions, animations et campagnes d’information, y compris en extérieur.

4. Recueillir les questions, attentes et retours des publics au moyen d’échanges ou de questionnaires.

5. Distribuer et expliquer les supports d’information, en veillant à leur bonne compréhension.

6. Rendre compte des déplacements, contacts et constats, et proposer des pistes d’amélioration à l’équipe.

Tuteur des ambassadeurs de la mobilité _ services civiques

1. Accueillir les ambassadeurs de la mobilité et faciliter leur intégration au sein du SMT

2. Organiser des échanges réguliers avec les volontaires pour suivre leur expérience, répondre à leurs questions et les accompagner dans leurs activités.

3. Les aider à prendre leurs repères et à gagner progressivement en autonomie dans la réalisation de leurs missions.

4. Repérer les difficultés rencontrées par les volontaires et en informer la responsable du service afin de rechercher les solutions adaptées.

5. Assurer le lien avec la responsable du service et les interlocuteurs concernés pour faciliter le bon déroulement des missions.

6. Veiller au suivi de leur parcours et à leur participation aux temps de formation prévus.

7. Accompagner chaque volontaire dans sa réflexion sur son projet d’avenir et l’aider à identifier les compétences développées pendant sa mission.

8. Contribuer au bilan de fin de mission et à la valorisation de l’expérience acquise.

Savoirs _ Connaissances attendues

• Connaître le fonctionnement général d’une collectivité territoriale et les principes du service public
• Connaître les missions du service Animation de la mobilité et les actions du SMT
• Avoir des notions sur le Service Civique et le rôle de tutrice, ou être disposée à se former
• Connaître les règles de discrétion professionnelle et de confidentialité

Savoirs _ Connaissances attendues

• Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, tableaux et supports administratifs
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs, notamment Word, Excel et Outlook
• Organiser des réunions et des événements, gérer les invitations, les inscriptions et les besoins logistiques
• Assurer le classement, la mise à jour des dossiers et le suivi des demandes et des échéances
• Accueillir et informer les usagers, les partenaires et les volontaires avec clarté
• Accompagner les ambassadeurs en service civique dans leurs missions, échanger régulièrement avec eux et les aider à valoriser leur expérience

Savoir-Être_ Les compétences comportementales

• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de fiabilité
• Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de la pédagogie
• Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion professionnelle
• Savoir travailler en équipe, s’adapter aux interlocuteurs et gérer plusieurs demandes
• Faire preuve de disponibilité et d’autonomie dans le suivi des activités

Formations

Niveau baccalauréat ou expérience professionnelle équivalente en secrétariat, gestion administrative ou accueil.

Formation appréciée : bac professionnel AGOrA, bac professionnel Métiers de l’accueil, ou formation équivalente en gestion administrative.

Une expérience en secrétariat, en collectivité territoriale ou dans l’organisation d’actions et d’événements serait un atout.

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.

Formation de tutrice en Service Civique à suivre si elle n’a pas déjà été réalisée : le tuteur désigné doit être formé à cette fonction

Le Syndicat Mixte des Transports du Petit Cul de Sac Marin (SMT), créé en 2004, est l’Autorité Organisatrice de la Mobilité (AOM) sur le périmètre des communautés d’agglomération de Cap Excellence (CAPEX) et de la Riviera du Levant (CARL) ; la Région fait également partie du Syndicat en qualité de collectivité membre.

DES COMPETENCES

Organisation des services de transports publics réguliers sur son périmètre ;

Organisation et le fonctionnement des transports scolaires à l’intérieur de son périmètre ;

Mise à l’étude et la réalisation du plan de déplacements urbains (PDU) et le suivi des aménagements tels que les abris bus et les poteaux d’arrêts ;

Mise à l’étude et la réalisation de la mise en accessibilité des points d’arrêts du réseau ;

Le Syndicat Mixte des Transports définit la politique du transport urbain et scolaire sur le territoire des villes des Abymes, Baie-Mahault, La Désirade, Gosier, Pointe-à-Pitre, Sainte-Anne et Saint-François.

LES PRINCIPALES REALISATIONS

Plan de déplacement urbain

Schéma directeur d’accessibilité

Billettique dans les bus

Mise en place d’abris bus et poteaux d’arrêt

Mise en service du bus électrique

Lancement du vélo en libre-service

Lancement du service de covoiturage

Préfiguration de l’autorité unique de la mobilité (AOUM)