Secrétaire-assistante de l'antenne portuaire de st malo - 54 — Région Bretagne

ACTIVITES DU POSTE :

1 - Assurer les fonctions d'assistance administrative de l'antenne portuaire

Assurer le secrétariat et les travaux administratifs de l'antenne

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'antenne portuaire
• Transmettre et gérer les messages en hiérarchisant les urgences
• Assurer la gestion et la diffusion du courrier papier et électronique de l'antenne
• Assurer le traitement du courrier dans le logiciel Ariane ou Contact
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Organiser les agendas du chef d'antenne et de son adjoint
• Préparer les dossiers et assurer la planification des réunions, revues de projet, instances de concertation et entretiens
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, accueil des participants, matériel, restauration)
• Participer à l'organisation matérielle des procédures de recrutement en lien avec le service recrutement
• Assurer le suivi administratif des formations des agents de l'antenne en lien avec le service formation
• Assurer le lien avec la DRH pour la gestion administrative des agents (absences, arrêts de travail, accidents de service, frais de déplacement, évaluations professionnelles, mouvements de personnel, etc.)
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de l'antenne

Participer à la gestion administrative du service

• Centraliser, diffuser et archiver les informations relatives à l'activité de l'antenne
• Assurer le suivi des commandes de fournitures, consommables, mobilier et équipements de bureau
• Assurer la gestion des badges d'accès permanents ou temporaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et numériques
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes relevant de l'antenne
• Assurer la mise à jour des supports d'information et de communication de l'antenne

2 - Assurer les fonctions d'assistance à la gestion du site

Contribuer au fonctionnement et à la vie du site

• Assister le responsable de site dans la mise en oeuvre des missions liées à la gestion et à l'exploitation du site
• Assurer le suivi administratif des registres réglementaires du site (registre de sécurité incendie, registre santé et sécurité au travail, registre d'accessibilité)
• Mettre à disposition des usagers les registres obligatoires et les informer de leurs modalités d'utilisation
• Participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie et des exercices de sûreté
• Assurer la diffusion des consignes de sécurité, de sûreté et des fiches réflexes auprès des agents et usagers du site
• Contribuer à l'accueil et à l'accompagnement des entreprises, prestataires et organismes intervenant sur le site
• Veiller à la mise à jour des documents d'affichage réglementaire et des informations destinées aux usagers

Assurer le suivi logistique et technique du site

• Assurer le suivi administratif des interventions de maintenance, de contrôle réglementaire et des prestations de services réalisées sur le site
• Signaler aux services compétents les dysfonctionnements constatés en matière de sécurité, de sûreté, d'équipements ou de bâtiments
• Assurer l'information des usagers du site concernant les travaux, interventions techniques ou événements impactant le fonctionnement du site
• Participer à la gestion des salles de réunion, des espaces communs et des équipements mutualisés
• Assurer le suivi des stocks de fournitures, du petit matériel et des équipements nécessaires à la vie du site
• Assurer le lien de proximité avec les services supports de la collectivité intervenant sur le site (DRH, DIL, DNSI, SMG, DIRCOM, etc.)
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants et à la diffusion des règles de fonctionnement du site

ENVIRONNEMENT DU POSTE

• Au sein de la Direction : Chef de l'antenne, l'ensemble des personnels de l'antenne et le secrétariat de direction,
• Au sein de la collectivité : les autres services de la direction des ports
• Partenaires extérieurs : la capitainerie, les exploitants, les acteurs portuaires, les concessionnaires, les entreprises, les usagers

Lieu de travail : Saint-Malo

Temps de travail : Temps complet

Métier non éligible au télétravail

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Anthony FOSSARD, Chef de l'antenne portuaire de Saint Malo

Compétence et savoir attendus :

• Connaissance de l'organisation de l'Administration régionale
• Connaissance des circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
• Maîtrise des outils informatiques (bureautique)
• Maîtrise des techniques d'accueil
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Organisation, rigueur, méthode, réactivité
• Qualités relationnelles
• Aptitude à rendre compte
• Respect des délais et échéances

Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche

Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)

Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail

Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)

Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)

Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés...)

Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances et culture, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...