Secrétaire du sous-préfet de Brest H/F — Préfecture du Finistère

Intitulé de l’emploi :

Secrétaire du sous-préfet de Brest H/F

Catégorie statutaire / Corps: C

Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Direction et pilotage des politiques publiques

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistante de direction / ADM005A

Votre environnement professionnel

Activités du service

Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l’État et fonctions support (résidence et services administratifs)

Composition et effectifs du service

1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint

Liaisons fonctionnelles

De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations etc

Vos activités principales

Secrétariat du sous-préfet :

Tenue de l’agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues ;

Vérification et réception des dossiers préparés par les services ;

Anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements ;

Organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles ;

Rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations ;

Supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ) ;

Animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support ;

Assistant Chorus DT (après formation) ;

Correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques et l’organisation des cérémonies départementales ;

Appui lors de la cérémonie du 14 juillet à Brest ;

Validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet ;

Correspondant RH ;

Accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier ;

Participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d’accès ;

Gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet).

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - à acquérir

Connaissance technique au choix / niveau initié - à acquérir

Connaissance technique au choix / niveau pratique - à acquérir

Connaissance technique au choix / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Savoir-être au choix / niveau pratique - requis

Savoir-être au choix / niveau pratique - requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Temps complet, travail en binôme.

Discrétion, polyvalence et disponibilité horaire.

Débutante acceptée si forte motivation.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans