Chargé de la coordination du protocole F/H — Préfecture du Finistère

Catégorie statutaire : B

Groupe RIFSEEP : 2

Domaine fonctionnel

Administration générale

Emploi type / Code fiche de l’emploi-type

Gestionnaire-instructeur administratif / ADM006A

Vos activités principales

Instruction des distinctions honorifiques nationales

Instruire et assurer le suivi des candidatures relatives aux grands ordres nationaux (Légion d’honneur, Ordre national du Mérite) ;

Réaliser les passages de fichiers et les vérifications préalables ;

Assurer les campagnes de prospection et les échanges avec les partenaires afin de constituer un vivier de candidatures ;

Recueillir les éléments nécessaires à la constitution des dossiers et à la rédaction des mémoires ;

Rédiger les mémoires de proposition.

Instruction des distinctions honorifiques et médailles d’honneur

Procéder à l’instruction des dossiers de distinctions honorifiques (médailles d’honneur, médailles de l’administration, actes de courage et de dévouement) ;

Assurer l’instruction et la saisie des dossiers dans les applications dédiées pour les distinctions concernées ;

Éditer et transmettre les diplômes ;

Rédiger les arrêtés et notes de présentation.

Organisation des cérémonies commémoratives

Organiser et animer les réunions de préparation des cérémonies commémoratives ;

Rédiger les notes d’organisation ;

Envoyer les invitations et suivre les réponses ;

Assurer le respect du protocole.

Organisation des visites ministérielles et des déplacements officiels

Préparer le programme des visites et participer aux visites de reconnaissance ;

Envoyer les invitations et suivre les réponses ;

Élaborer le dossier du Préfet et du Ministre ;

Assurer la déclaration des visites ministérielles dans l’application SEDEM .

Missions complémentaires et appui transversal

Constituer les dossiers d’audience, de réunion et des déplacements du Préfet ;

Rédiger les courriers du Préfet (lettres de remerciements, condoléances…) ;

Participer à la rédaction des discours et éléments de langage pour les remises de médailles et autres cérémonies officielles ;

Apporter un soutien ponctuel à l’ensemble des activités du service interministériel de la représentation et de la communication de l’État en fonction des besoins du service.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Placé sous l'autorité du directeur de cabinet, le service interministériel de la représentation et de la communication de l’État est chargé, d’une part, de la fonction communication : il a en charge les relations presses, l’élaboration et la coordination de la stratégie de communication interministérielle, sous l’autorité du directeur de cabinet. D’autre part, il gère, sur le volet représentation de l’État, les distinctions honorifiques, les réponses aux interventions, l’organisation des cérémonies mémorielles, des visites ministérielles et les soirées électorales.

Composition et effectifs du service

1 chef de service (A), 1 adjoint (A), 3 coordinateurs de pôle (B) et 4 collaborateurs (1 B et 3 C)

Liaisons hiérarchiques

Adjointe à la cheffe de service, cheffe de service et directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles

La direction des sécurités, les sous-préfectures, les services de l’État, les forces de sécurité intérieure, les collectivités locales et organismes divers.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Savoir analyser / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir manager / niveau pratique - à acquérir

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Participation aux astreintes communication

Possibilité d’une journée de télétravail par semaine

Contraintes horaires liées au poste lors des visites ministérielles

Participation aux soirées électorales

Confidentialité

Au regard de l’activité du service, une expérience en communication est un plus