Assistante ou assistant de la Sous-préfète de Chateaulin — Préfecture du Finistère

Groupe RIFSEEP : 1

Catégorie statutaire / Corps : C

Domaine(s) fonctionnel(s)

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistance de direction

Vos activités principales

Missions principales

Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture

Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l’agenda de la Sous-préfète

Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions – réponses aux divers sollicitations)

Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d’informations auprès des différents services et mise en forme)

Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires :

Communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l’élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)

Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d’accueil et PAN)

Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture- création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d’avion – réservation hôtel).

Correspondance du service départemental d’action sociale : communication d’informations à caractère social au sein de la sous-préfecture

Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Votre environnement professionnel

Activités du service

Relations avec les collectivités locales, les entreprises et la société civile

Coordination des politiques publiques prioritaires : aménagement, logement , entreprises et emploi

Sécurité de l’arrondissement, appui local à la gestion de crise, pôle départemental des armes

Composition et effectifs du service

La Sous-préfecture est composée de 11 agents répartis sur deux sites (9 à Chateaulin et 2 sur Carhaix), divisés en 3 pôles : secrétariat général, pôle de la réglementation et de la sécurité, pôle de l’animation territoriale

Liaisons hiérarchiques

La sous-préfète, la secrétaire générale de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles

Cabinets et secrétariats d’autorités, bureau des budgets, de la logistique et du patrimoine du Secrétariat général commun départemental et différents autres services de la préfecture, Directions départementales interministérielles, élus de l’arrondissement, gendarmerie, autorités militaires, entreprises, usagers.