Secrétaire médicale F/H — Hôpital Beaujon

Missions Générales :

Assurer le secrétariat de consultation de son secteur d’affection et en-dehors de son secteur en cas d’absence ou de retard sur les autres secteurs de consultations de la policlinique.

Le(la) secrétaire médicale sera chargé(e) de classer, de conserver de rechercher et de communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant les procédures, les protocoles et consignes spécifiques à l’archivage médical.

Il ou elle, gère les dossiers médicaux du secteur de maternité en policlinique et les prépare pour les consultations médicales d’obstétrique, de gynécologie et d’anesthésie.

Une livraison doit être organisée une fois par jour le matin en policlinique pour les dossiers d’obstétriques situés dans la tour Beaujon, les dossiers de gynécologie restant localisés en policlinique.

En dehors de ces livraisons, si un dossier est manquant, il reste joignable sur son DECT pour répondre à la demande. Les modalités de classement reposent sur le système GDM et la recherche se fait via le logiciel ORBIS RDV.

Missions Permanentes : elles sont variables selon le secteur d’affectation

➢Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient

➢Organiser la charge de travail entre collègues (si binôme) en fonction du temps pris par chaque tâche et en fonction de l’urgence

➢Assurer la dactylographie des lettres de consultation, certificats médicaux, courriers administratifs et courriers médicaux

➢Faire valider les comptes rendus dans un délai raisonnable pour l’adressage au patient

➢Accueillir, orienter et informer les consultants et leur famille physiquement ou par téléphone

➢Transmettre ou transférer les messages/ les appels aux personnes concernées de façon claire et explicite

➢Vérifier les dossiers des patients en collaboration avec les IDE et AS dont classement et archivage

➢Assurer la prise de notes, frappe et mise en forme de documents de consultation

➢Assurer la saisie des comptes rendus des consultations des Praticiens Hospitaliers, Praticiens Attachés, CCA dans ORBIS

➢Réceptionner, trier le courrier et adresser les examens éventuels pratiqués en ville au médecin en charge du patient

➢Gérer les communications téléphoniques et assurer la transmission des mails ou photocopies

➢Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

➢Scanner les documents concourant à la bonne prise en charge du patient

➢Créer divers documents relatifs à son domaine d’activité (masque de courrier, lettre de consultation…) dans le respect de la charte graphique➢

Coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale entre la consultation, l’hospitalisation, l’HDJ, les plateaux médico-techniques etc.

➢Travailler en collaboration avec les agents en charge des RDV pour les prises de RDV : programmation, annulations et reports

➢

Travailler en collaboration avec les agents en charge des RDV pour les prises de RDV : programmation, annulations et reports

Concernant la mission d'archiviste :

➢

Assurer le suivi des demandes rendez-vous des patients via le logiciel LORAH

➢

Sortir l'ensemble des dossiers nécessaires à la consultation du jour au plus tard à deux jours suivant la liste nominative établie par la consultation avec l'aide du logiciel ORBIS RDV

➢

S'assurer chaque jour du rajout éventuel de patients sur les listes nominatives

➢

Chaque jour répartir les dossiers de consultation par box et par médecin

➢

Reprendre, ranger et classer les dossiers à l'issue de la consultation

➢

Bien noter en sortie et en retour la traçabilité des dossiers dans le logiciel GDM

➢

Remplacer les dossiers abîmés en conservant la jaquette précédente et après validation par les sages-femmes

➢

Rechercher les dossiers des patients pris en charge dans le cadre de l'urgence pour la gynécologie ; aller les récupérer dans les différents services et le secrétariat

➢

Répondre aux éventuelles sollicitations téléphoniques

Plannings d'occupation des boxs médicaux

➢

Tenir à jour les plannings de vacations des médecins de la policlinique sur ORBIS en collaboration la secrétaire médicale coordinatrice et l'encadrement de proximité

➢

Vérifier la disponibilité des boxs avec l'encadrement pour toute nouvelle programmation

➢

Travailler en coordination avec le bureau de RDV et les agents d'accueils pour le suivi des tryptiques d'annulation ou de report de consultation sur une autre date

Missions Spécifiques :

➢

Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous dans ORBIS RDV si nécessaire

Concernant la mission d'archiviste :

➢

Veiller à un transport conforme des dossiers dans le respect de la confidentialité

➢

Veiller à la bonne identification des patients (nom, prénom, date de naissance, adresse)

➢

Avant toute création de dossier, s'assurer que la patiente n'en possède pas déjà un

➢

Participer aux groupes de travail institutionnels, du pôle et de la policlinique

➢

Transmettre ses connaissances professionnelles à ses collègues, aux nouveaux arrivants et aux étudiants ou stagiaires

➢

Participer aux réunions d'équipe