Un assistant / Une assistante de direction auprès du maire et du cabinet — Mairie de Cogolin

Votre rôle

Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale et les exigences du travail auprès d’un exécutif local. Vous savez anticiper les échéances, organiser les priorités et assurer un suivi rigoureux dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses.

Auprès du maire et de son cabinet, vous assurez un secrétariat de direction réactif, fiable et organisé. Vous facilitez leur activité quotidienne en préparant les rendez-vous, en sécurisant la circulation de l’information et en suivant les demandes jusqu’à leur traitement.

Dans le cadre des consignes et des circuits de validation définis, vous prenez en charge les activités courantes en autonomie. Vous identifiez les urgences, signalez les difficultés et sollicitez les arbitrages nécessaires.

Vos principales missions

1. Organiser l’agenda du maire et préparer son activité

• Planifier et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements du maire, en tenant compte des priorités fixées et des contraintes de calendrier
• Articuler son agenda avec celui des partenaires institutionnels : intercommunalité, syndicats, Région, Département et services de l’État, etc
• Anticiper les besoins liés aux rendez-vous : recueillir les éléments utiles, préparer les dossiers et vérifier leur complétude
• Organiser les réunions : invitations, ordre du jour, documents préparatoires et moyens matériels
• Selon les besoins, prendre des notes, formaliser les suites à donner et suivre les échéances
• Signaler les conflits d’agenda et proposer des solutions à l’arbitrage

2. Assurer le traitement et le suivi du courrier

• Assurer l’accueil téléphonique, qualifier les demandes, prendre des messages précis et orienter les interlocuteurs
• Enregistrer et suivre le courrier entrant et sortant dans le logiciel de gestion dématérialisée
• Préparer et adresser les accusés de réception
• Transmettre les demandes aux services conformément aux instructions d’orientation
• Tenir à jour les tableaux de suivi des courriers, dossiers et doléances : service saisi, échéance, état d’avancement et réponse apportée
• Effectuer les relances utiles et alerter sur les retards, les blocages ou les situations sensibles
• Préparer les réponses courantes et mettre en forme les courriers, courriels et notes, dans le respect des circuits de validation

3. Assurer le fonctionnement administratif du secrétariat

• Organiser la circulation et le suivi des parapheurs jusqu’au retour des documents signés
• Faciliter les échanges d’informations entre le maire, le cabinet, la direction générale et les services, dans le respect des responsabilités de chacun
• Assurer le suivi administratif des formations des élus, en lien avec les services compétents
• Tenir à jour la documentation et organiser le classement physique et numérique
• Préparer l’archivage en lien avec le service compétent
• Assurer le suivi administratif et budgétaire des dépenses du cabinet, selon les procédures de la collectivité et en lien avec le service finances
• Gérer les commandes de fournitures, les stocks et le contrôle des livraisons

4. Contribuer au protocole et à l’organisation des cérémonies

• Constituer et actualiser le fichier des contacts protocolaires
• Tenir à jour le calendrier des manifestations et anticiper les échéances de préparation
• Préparer et suivre les invitations du maire, en lien avec le service communication
• Suivre les invitations reçues et les demandes de représentation ; préparer les éléments nécessaires à la décision et en assurer les suites
• Coordonner, avec les services concernés, la préparation administrative et logistique des cérémonies : lieux, matériel, sonorisation, gerbes et accueil
• Préparer les conducteurs et les listes protocolaires
• Contribuer à l’accueil des élus, des personnalités et des invités lors des manifestations

Vous disposez d’une expérience d’au moins cinq ans sur un poste similaire et d’une connaissance opérationnelle de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales.

Vous comprenez les rôles respectifs du maire, des élus, du cabinet, de la direction générale et des services. Vous savez adapter votre posture aux interlocuteurs et traiter avec discernement des informations sensibles.

Compétences attendues :

• Maîtrise du secrétariat de direction, de la gestion d’agenda et du suivi simultané de plusieurs dossiers
• Très bonnes capacités rédactionnelles : orthographe, grammaire, syntaxe et restitution synthétique des informations
• Maîtrise de la suite Office et aisance avec les logiciels de gestion du courrier et de gestion électronique des documents
• Connaissance des usages protocolaires et expérience de la préparation de cérémonies
• Capacité à hiérarchiser les tâches dans le cadre des priorités fixées, à anticiper et à rendre compte
• Aptitude à travailler en autonomie et en coopération avec les services

Les qualités indispensables

• Discrétion et respect strict de la confidentialité
• Sens du service public, de l’accueil et des relations humaines
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation
• Initiative dans le périmètre confié
• Réactivité, discernement et sang-froid face aux imprévus
• Capacité à alerter au bon moment et à proposer des solutions

Conditions d’exercice

Travail principalement en bureau, avec participation à certaines manifestations et cérémonies.

Horaires et interventions ponctuelles lors des événements organisés par le cabinet.