Assistant ressources humaines (h/f) — Mairie de Cogolin

Ø Suivi des données sociales

Collaborer à l’élaboration du rapport social unique (RSU) et assurer le suivi des indicateurs sociaux.

Ø Suivi des entretiens professionnels

Participer à l’élaboration et à la mise à jour de la trame des entretiens professionnels, en lien avec les obligations réglementaires et les objectifs de la collectivité.

Assurer la collecte des comptes rendus d’entretien et vérifier leur contenu/intégralité.

Réaliser une synthèse globale des entretiens : suivi des besoins en formation, identification des souhaits d’évolution, remontée des points d’alerte.

Ø Gestion de la formation

Participer à l’élaboration du plan de formation.

Recueillir, centraliser et analyser les demandes de formation des chefs de services.

Identifier les besoins en formation, rechercher des organismes adaptés, et assurer l’inscription des agents aux actions de formation.

Ø Suivi des accidents de travail

Gérer les déclarations d'accidents du travail et de maladies professionnelles, en lien avec les services compétents.

Ø Gestion des candidatures

Assurer le traitement des candidatures reçues : tri, suivi des dossiers, organisation des entretiens et réponses aux candidats.

Rédiger et publier les offres d’emploi sur les sites partenaires (France Travail, Indeed, etc.), et en assurer le suivi.

Ø Gestion des archives

Assurer le classement, l’organisation et l’archivage des dossiers du personnel (papier et numérique) conformément aux procédures internes et aux obligations légales.

Ø Gestion des arrêtés

Assurer la tenue rigoureuse du registre des arrêtés relatifs à la gestion des ressources humaines.

Ø Suivi administratif des titres restaurants

Établir la commande mensuelle des tickets restaurant en lien avec les présences des agents.

Mettre à jour le fichier de commande en fonction des mouvements du personnel (entrées, sorties, absences).

Informer et accompagner les agents sur les modalités d’attribution et d’utilisation des tickets restaurant.

Ø Gestion des plannings

Assurer la saisie, le suivi et le contrôle des temps de travail, absences, congés et récupérations des agents via le logiciel Océalia.

Ø Suivi du DUERP

Participer à l’actualisation régulière du DUERP

Mettre à jour les fiches de risques par unité de travail selon les évolutions des services ou les événements survenus.

Savoirs :

 Réglementation RH et cadre juridique

Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale.

Maîtrise des règles relatives au temps de travail, aux absences, aux congés, ainsi qu’aux procédures RH (recrutement, arrêtés, contrats…).

Sens aigu de la confidentialité et respect du RGPD dans la gestion des données personnelles.

 Fonction RH

Compréhension globale des principaux processus RH : gestion administrative du personnel, paie, formation, carrières, entretiens professionnels.

Contribution au processus de recrutement : diffusion des offres, gestion des candidatures, organisation des entretiens, préparation des actes administratifs.

Suivi et mise à jour des indicateurs sociaux (absentéisme, effectifs, mouvements du personnel, formation…), en appui au pilotage de la politique RH.

 Gestion administrative et documentaire

Rédaction claire et structurée de courriers, notes, arrêtés, comptes rendus et documents RH.

Maîtrise des techniques de classement et d’archivage en format papier comme numérique.

 Maîtrise des outils bureautiques et numériques

Utilisation avancée des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Google apps.

Utilisation avancée du SIRH de la collectivité (Berger Levrault)

Conception et mise à jour de tableaux de bord et bases de données.

Savoir-être :

• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et organisation
• Sens du service et de l’écoute
• Proactivité et autonomie
• Adaptabilité
• Esprit d’équipe et collaboration