Un(e) agent(e) administratif(ve) - pôle population — Mairie de Seysses

Vos missions principales seront les suivantes :

Accueil général de l’Hôtel de Ville :

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Renseigner, orienter, répondre aux besoins du public
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, etc.)
• Gestion du courrier postal et électronique
• Location des bennes à déchets : prise de rdv, enregistrement des paiements
• Distribution et informations concernant les inscriptions scolaires et les inscriptions sur listes électorales
• Enregistrer les recensements des jeunes citoyens et les demandes d’attestation d’Accueil
• Etc

Recensement de la population et élections :

• Recensement : vérification des bases adresses,
• Préparation du plan de tournée et la reconnaissance des adresses et des logements avec l'INSEE et de la répartition des zones géographiques entre les agents recenseurs
• Préparation des supports (feuilles de logement, bulletins individuels, notices internet)
• Préparation de la communication à destination des citoyens qui seront recensés,
• Suivi de l'avancement de la collecte en ligne et sur papier
• Gestion des cas particuliers, des refus ou des logements vacants
• Vérifications et préparation des données collectées à transmettre à l’INSEE, suivi des documents

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• Elections : participation à la préparation et à l'organisation des opérations électorales, notamment en vue des élections présidentielles de 2027
• Suivi et mise à jour des listes électorales via le Répertoire électoral unique (REU)
• Traitement des demandes d'inscription, de modification et de radiation dans le respect des procédures applicables
• Préparation des dossiers administratifs nécessaires à l'organisation des scrutins
• Participation à la préparation matérielle des bureaux de vote : listes d'émargement, documents électoraux, matériel et affichage réglementaire
• Contribution à l'organisation des commissions de contrôle des listes électorales et à la préparation des documents nécessaires
• Suivi administratif des demandes relatives aux procurations, dans le cadre des procédures en vigueur
• Accueil et information des administrés concernant les démarches électorales
• Présence aux opérations électorales le jour du scrutin, selon les besoins du service et les modalités définies par la collectivité
• Classement et archivage des documents électoraux

Participer aux missions de vie locale, état-civil et cimetière :

• Gestion planning salle des fêtes et de toutes les salles communales : gestion des demandes de réservation, tenue du planning de réservation, suivi des dossiers de réservation, gestion des demandes de matériel
• Gestion de la location des salles communales aux usagers et associations
• Relais avec les services techniques (salles et manifestations extérieures) et les élus en charge des associations
• Gestion des réservations du mini-bus par les associations
• Rédaction des arrêtés de débit de boisson temporaire
• Gestion des formulaires d’inscriptions scolaires (validation par l’élu, saisie) des nouveaux élèves dans les écoles, secrétariat pour le pôle éducation
• Mandataire de la régie et enregistrement dans le grand journal
• Réception des inscriptions aux services Ecole Municipale des Sports et Point Accueil Jeunes et facturation aux adhérents
• Suivi des fiches d’intervention technique pour la maintenance des salles et des écoles
• Gestion des attestations d’accueil, des recensements citoyens, dossiers de PACS, distribution et informations concernant les demandes de livret de famille, etc
• Mise à jour des informations relatives au cimetière, achats de concessions, etc