Un(e) chef(fe) de service administration générale et financière — Conseil départemental de la Dordogne

Missions :

Organise et pilote pour la direction Santé et Prévention-PMI le budget, la gestion financière, la gestion administrative des projets transversaux

Encadre le personnel placé sous sa hiérarchie.

1 - GESTION FINANCIERE DE LA DIRECTION SANTE ET PREVENTION – PMI

• Assurer le pilotage du budget de la Direction Santé et Prévention - PMI : préparation des étapes budgétaires, suivi de l’exécution du budget et coordination financière des services de la Direction
• Elaborer les rapports et délibérations budgétaires, les inscrire aux sessions du Conseil départemental
• Coordonner la gestion des achats de la direction, valider les commandes, devis et facturations
• Négocier, organiser la mise en œuvre et assurer le suivi financier des conventions de partenariat
• Etablir les tarifs des prestations payantes
• Organiser et piloter le dispositif de facturation des actes médicaux et vaccins
• Organiser la mise en place de tableaux de gestion financière et en assurer le suivi
• Organiser la mise en place et le suivi de la régie de recettes du Centre Départemental de Vaccination. Nommer le régisseur et les mandataires

2 - ADMINISTRATION GENERALE DE LA DIRECTION SANTE ET PREVENTION – PMI

• Assurer l’organisation, le pilotage et la coordination des activités d’administration générale de la Direction Santé et Prévention - PMI
• Superviser sur la plan administratif l’élaboration, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets de la Direction Santé et Prévention - PMI et de l’institution appliqués à la Direction Santé et Prévention - PMI
• Accompagner la Directrice Santé et Prévention - PMI dans la gestion administrative et l’élaboration de documents stratégiques
• Rédiger le rapport d’activité mensuel 4 pages
• Elaborer les procédures générales de gestion de la Direction Santé et Prévention - PMI, superviser leur application
• Elaborer des documents administratifs spécifiques : délibérations, arrêtés, conventions
• Evaluer les besoins généraux de la Direction Santé et Prévention - PMI (matériel, mobilier), superviser les demandes et le suivi des achats et des stocks
• Coordonner le recueil des statistiques d’activité, élaborer le rapport d’activité annuel et les indicateurs de gestion de la Direction Santé et Prévention - PMI
• Assurer l’organisation et les commandes de la pharmacie en lien avec le pharmacien de la Direction Santé et Prévention - PMI
• Contribuer au site internet du Conseil départemental et assurer la mise à jour des pages web et GRU
• Superviser la boîte aux lettres générique de la Direction Santé et Prévention – PMI
• Participer aux réunions de la Direction Santé et Prévention - PMI, aux réunions de cadres DGA-SP et Conseil départemental. Représenter si nécessaire la Directrice Santé et Prévention - PMI dans des réunions de partenariat

3 - MANAGEMENT DES EQUIPES

• Assurer l’encadrement et l’animation des équipes placées sous sa hiérarchie (un adjoint au chef de service et 3 agents administratifs et comptables)
• Fixer annuellement les objectifs des personnels placés sous sa hiérarchie, élaborer les fiches de poste individuelles
• Organiser et participer à la procédure de recrutement du personnel placé sous sa hiérarchie
• Gérer les demandes relatives au personnel et assurer le suivi des dossiers en lien avec la DRH
• Gérer les absences et organiser les remplacements
• Organiser, planifier et animer les réunions d’équipe

Compétences requises :

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum exigé
• Avoir une expérience en matière de comptabilité publique
• Maîtriser les procédures d’élaboration des budgets
• Connaître la réglementation applicable aux régies de recettes
• Maîtriser la méthode de conduite de projet
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative
• Maîtriser les règles juridiques d’élaboration des délibérations, conventions, arrêtés
• Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs (Suite Office 365 : word, excel, power point, One Note, Teams, Forms, etc.)
• Connaître les techniques de management
• Connaître le statut de la fonction publique et de la réglementation relative au personnel (notamment contractuels)
• Connaître les techniques de conduite de réunion

Qualités requises :

• Compétences financières et juridiques
• Expertise budgétaire
• Capacité d’anticipation
• Respect des procédures
• Organisation méthodique du travail
• Respect des délais
• Sens des responsabilités
• Force de proposition
• Autonomie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité de réactivité
• Capacité à fédérer les équipes autour d’un projet commun
• Capacité de communication
• Pédagogie
• Discrétion professionnelle