03341 - Gestionnaire administratif référent insertion en SDSEI (Bayonne) — Conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques

1. Gestion administrative des dossiers et accompagnement des usagers

• Accueillir et renseigner le public dans ses démarches administratives
• Accompagner les usagers dans la constitution et l'instruction de leurs demandes
• Orienter les usagers vers les services ou professionnels compétents
• Analyser, instruire, traiter et assurer le suivi des dossiers administratifs relevant des dispositifs sociaux départementaux
• Traiter les demandes d'aides financières et assurer leur instruction
• Assurer le suivi administratif des situations et des décisions prises

2. Organisation et suivi de la commission insertion

• Préparer l'organisation des commissions :
  • constituer et saisir les dossiers
  • élaborer les ordres du jour
  • convoquer les membres
• Assurer l'animation des commissions
• Rédiger les procès-verbaux et formaliser les décisions prises
• Mettre en œuvre les suites administratives des décisions :
  • rédaction des courriers
  • information des usagers et des partenaires
  • suivi des décisions et de leur exécution
• Assurer le suivi des mesures décidées (ajournements, réserves, mises en paiement, etc.)

3. Gestion administrative, production d'écrits et outils métier

• Renseigner et mettre à jour les logiciels et outils métier dédiés à la gestion des dispositifs sociaux
• Assurer la saisie et le suivi des données administratives nécessaires à l'instruction des demandes
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports et autres écrits professionnels
• Veiller à la fiabilité et à la bonne tenue des informations administratives

4. Travail en équipe, participation à la vie du service et transmission des savoirs

• Assurer l'articulation entre le travail social et le travail administratif au sein de l'équipe pluridisciplinaire
• Participer, à la demande de la Direction, aux travaux de réflexion, d'étude ou aux groupes de travail relatifs aux politiques sociales et aux procédures administratives
• Contribuer à l'accueil et à la formation des stagiaires

• Connaissance de l’environnement territorial et du processus de décision de l’institution départementale
• Connaissance des politiques sociales départementales (Enfance, Famille, Santé publique, Insertion, Autonomie)
• Connaissance des dispositifs sociaux et du Code de l'action sociale et des familles
• Connaissance des règles relatives à la protection des données et au secret professionnel
• Connaissance du fonctionnement des instances et commissions
• Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métiers
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers et partenaires
• Analyser, instruire et assurer le suivi des dossiers administratifs
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et autres écrits professionnels
• Communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral et restituer une information fiable et adaptée
• Organiser son activité, gérer plusieurs dossiers simultanément et prioriser les demandes
• Utiliser les logiciels et outils métier nécessaires à l'activité et garantir la qualité des données enregistrées
• Assurer le suivi administratif des décisions et le respect des procédures et échéances
• Travailler en articulation avec une équipe pluridisciplinaire et rendre compte de son activité à sa hiérarchie
• Autonomie, polyvalence et capacité d'adaptation
• Sens de l'accueil, de l'écoute et de la relation à l'usager
• Capacité d'analyse, de discernement et de prise de recul
• Neutralité, objectivité et respect de la déontologie
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Maîtrise de soi, réactivité et capacité à gérer les situations sensibles ou conflictuelles