Adjoint à la Direction de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires (h/f) — Mairie de Charenton-le-Pont

2. Les activités :

A. Coordination opérationnelle de la direction

• Organiser et coordonner le fonctionnement quotidien de la direction
• Assurer le suivi des priorités définies par la directrice
• Préparer les arbitrages nécessaires au bon fonctionnement de la direction
• Assurer la continuité de fonctionnement de la direction en l'absence de la directrice
• Participer au suivi du budget de la direction

B. Management des équipes

• Encadrer les agents placés sous son autorité
• Organiser leurs activités et assurer le suivi de leurs missions
• Accompagner leur montée en compétences et leur autonomie
• Veiller à la qualité des productions
• Harmoniser les pratiques de travail
• Participer à l'évaluation des agents

C. Coordination des instances municipales

• Coordonner l'organisation administrative des séances du Conseil municipal et de la Commission des finances)
• Superviser le respect du rétroplanning des instances
• Contrôler la complétude des dossiers avant leur validation par la directrice
• Harmoniser la présentation des projets de délibération
• Veiller au respect des procédures internes
• Assurer l'organisation administrative et le secrétariat de la Commission consultative des services publics locaux (CCSPL)

D. Gestion administrative et patrimoniale

• Superviser les procédures réglementaires relevant de la direction et accompagner les agents placés sous son autorité dans le traitement des dossiers présentant une technicité particulière (notamment les occupations du domaine public, les manifestations, les licences de débit de boissons, les dépôts de statuts de syndicats…)
• Piloter la gestion administrative des biens communaux (notamment les baux, conventions d'occupation, logements communaux et locaux municipaux)
• Organiser le suivi des échéances contractuelles
• Superviser les états des lieux d'entrée et de sortie
• Veiller à la fiabilité des tableaux de suivi patrimoniaux
• Assurer le suivi administratif et budgétaire de la gestion patrimoniale
• Proposer des évolutions permettant d'améliorer la gestion du patrimoine communal
• Accompagner l'assistante réglementaire dans la montée en compétences sur les missions de gestion patrimoniale
• Superviser la gestion administrative des équipements communaux relevant de la direction (Espace Toffoli, salle du Tribunal de proximité)
• Contrôler le fonctionnement des régies placées sous sa responsabilité ou exercées en qualité de mandataire suppléant
• Superviser les activités de la gestionnaire administrative et financière dans les domaines relevant de son périmètre de responsabilité
• Accompagner sa montée en compétences, notamment en matière de secrétariat des instances municipales, de gestion budgétaire et de suivi administratif de la direction
• Veiller à la bonne coordination des activités administratives de la direction en lien avec les agents placés sous son autorité

D. Production réglementaire

• Superviser la production des actes réglementaires de la direction
• Accompagner les agents dans le traitement des dossiers complexes
• Garantir la qualité rédactionnelle et juridique des actes
• Assurer directement la rédaction des actes présentant une technicité particulière ou nécessitant un arbitrage

E. Transformation et amélioration continue de la direction

En lien avec la directrice :

• Participer à l'amélioration continue de l'organisation et des procédures de travail de la direction
• Développer les outils de suivi, de pilotage et d'évaluation de l'activité
• Contribuer à la formalisation, à l'harmonisation et à l'évolution des procédures internes
• Participer aux projets transversaux conduits par la direction
• Accompagner la mise en œuvre des évolutions organisationnelles et des nouveaux projets