Adjoint au chef du bureau des prestations de services (H/F) — Direction des Finances, des Achats et des Services

Le bureau des prestations de service est chargé d’assurer des prestations pour l’administration centrale et les cabinets ministériels.

Le bureau s’articule autour de 3 sections, de 2 chargées de mission ( marchés publics et budget). il comprend 18 personnes (7 cat.A - 9 B - 2 C).

L' adjoint(e) au chef de bureau pilote, avec le chef de bureau, les 3 sections et les 2 chargées de mission dans leurs activités et la gestion de leurs ressources humaines. Ce co-pilotage comprend à la fois des activités partagées avec le chef de bureau et des activités propres, dont les périmètres seront évolutifs, parmi les activités suivantes :

• organiser en lien avec les chefs de section, ou coordonner avec d’autres bureaux prescripteurs, les réponses

aux demandes des utilisateurs de nos prestations ;

• superviser et participer à la rédaction des cahiers des charges et à l’analyse des offres des marchés du bureau en lien avec le chargé de mission « marchés » et la SDADD
• contrôler et viser les demandes d’achat des 3 sections
• superviser l’élaboration du budget du bureau et à son suivi en lien avec le chargé de mission « budget » et BBS
• superviser la synthèse des travaux du bureau (bilans annuels, réunions annuelles avec les prestataires, fiches de suivi d’exécution, plans de prévention, enquêtes administratives, statistiques…)

Il (elle) :

-participe avec les autres bureaux à la définition de l’offre de service.

-représente le bureau lors de réunions institutionnelles ou de réunions sur des thématiques spécifiques (organisation logistique, achats, budget).

Les prestations recouvertes sont :

1) des prestations logistiques :

nettoyage des différents sites; habillement de certaines catégories de personnels; location et entretien du linge et de vêtements professionnels; entretien des espaces verts ; fourniture de décoration florale ; maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels; fournitures de bureaux; fourniture de papier; prestations de collecte et de traitement des déchets ; organisation de prestations de manutention et de déménagement ; aménagement en mobiliers.

2) des prestations de service:

traduction et interprétariat en langues étrangères; langue française des signes; langue parlée complétée; transcription simultanée de la parole; sténotypie; intérim des cuisines des cabinets ; la prise en charge des frais de représentation.

3) des prestations de bouches:

prestations traiteur des directions et des cabinets ; produits frais, boissons, café et épicerie des cuisines des cabinets.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles

solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,

conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous

le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus

(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

Management d'équipe E

Conduite de projet M

Processus budgétaire et comptable M

Procédure des marchés publics et achats M

Maitrise des outils informatiques M

Connaissance des domaines d'intervention M

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

Capacité d'adaptation ***

Initiative***

Autonomie***

Rigueur***

Savoir-faire :

Animer une équipe E

Expression écrite E

Expression orale E

Négocier avec des prestataires E

Dialoguer avec des structures de l'administration E

Missions du service.

Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :

1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;

2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;

3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;

4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.

Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.