Agent d'accueil en charge du point d'accueil numérique — Préfecture de l'Ariège

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :

Au sein du pôle accueil du secrétariat général commun départemental, l’agent d’accueil chargé du PAN assurera les missions suivantes :

Accueil au point d’accueil numérique : 50 % soit 5 demi-journées par semaine dont 4 au guichet

Le point d’accueil numérique situé en préfecture a pour mission d’accompagner les usagers dans la réalisation de leurs démarches en ligne relevant du ministère de l’Intérieur. Créé en 2023 en Ariège, les usagers sont reçus sur rendez-vous pour effectuer des démarches concernant les étrangers ou pour des démarches portant sur la création de pré-demande de CNI/passeport, demande de certificat d'immatriculation, la déclaration d’armes et la déclaration d'associations.

Vos missions :

• assurer une permanence téléphonique afin d’aider des usagers à prendre rendez-vous en ligne sur le site internet de la préfecture
• accueillir et orienter les usagers dans leur démarche de premier niveau pour leur dossier numérique
• accompagner les usagers dans le dépôt de leur demande en ligne sur les sites relevant du Ministère de l’Intérieur (ANTS, ANEF, SIA)
• assurer un suivi statistique des prises de rendez-vous et réaliser l’enquête bi-annuelle de satisfaction (statistique et qualitative)
• diriger vers les maisons France services selon les demandes

Accueil physique et téléphonique au sein du pôle accueil 50 %

Les missions seront principalement exercées en préfecture mais l’agent pourra être amené à faire des remplacements des agents d’accueil sur les sites des DDI pour assurer la continuité de service.

Accueil physique :

• filtrer les entrées : vérifier l’inscription sur les plannings de rendez-vous, orienter les usagers vers les lieux de rendez-vous et prévenir les services
• réceptionner les entreprises : vérification de l’identité des ouvriers et des autorisations d’accès après criblage et prévenir le service logistique du SGCD à leur arrivée
• remettre les badges temporaires contre remise des cartes d'identité (partenaires, agents, entreprises)
• remettre les tickets restauration aux agents
• délivrer ponctuellement les fournitures aux agents
• assurer la mise en veille et le réarmement sur le SSI en cas de besoin
• veiller à la surveillance « sécurité des accès », ouverture des portails, surveillances caméras etc)
• gérer et délivrer les consommables reprographie du site (commande et retrait)
• accompagner les usagers en difficultés

Accueil téléphonique :

• répondre aux appels des usagers en donnant une information de premier niveau
• transférer les appels au bon interlocuteur en préfecture ou en DDI
• renvoyer les usagers vers les sites officiels informant sur les démarches (services-public.fr, site internets interdépartementaux et nationaux, ou les adresses mails fonctionnelles des services métiers
• prendre les rendez-vous pour les permanences du défenseur des droits

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis

• Technique d’accueil / niveau maîtrise - requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire :

• Savoir s’exprimer avec aisance / niveau pratique - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau maîtrise - requis

Savoir- être :

• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer et s’adapter au différents publics / niveau maîtrise - requis
• Savoir prendre des initiatives / niveau maîtrise - requis
• Savoir rendre compte / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein du domaine fonctionnel « accueil et relation avec les usagers».

Votre environnement professionnel

Composition et effectifs du service

Le Secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la

préfecture et les Directions interministérielles. Il comprend une direction et trois services : service des

ressources humaines, service budget achat logistique immobilier et service du numérique.

Le « pôle accueil courrier » dépend du service Budget Achat Logistique Immobilier du SGCD et assure la

gestion des accueils physique et téléphonique au sein des structures des administrations territoriales de

l’Etat en Ariège (ATE 09).

Le service budget-achat/ logistique -immobilier est composé de 16 ETP : 2 catégorie A – 1 chargée de

mission - 5 catégories B et 10 catégories C. Il est structuré en deux unités :

• budget-achat (1 B - 2 C)
• logistique-immobilier (3 B - 9 C)
• pôle technique 3 agents (1B - 2C)
• pôle accueil courrier 8 agents (1B -7 C)

Liaisons hiérarchiques

L’agent sera rattaché directement au secrétariat général commun départemental et sera sous l’autorité hiérarchique du chef de pôle accueil, du responsable du bureau logistique et immobilier ainsi que du chef de service du SBALI

Liaisons fonctionnelles

• Direction de la citoyenneté et de la légalité
• SGCD
• Préfecture
• Sous-préfectures
• Directions départementales interministérielles

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

• Avoir le sens de la discrétion et respecter la confidentialité
• Avoir le sens des relations humaines
• Avoir le sens de la pédagogie
• Savoir utiliser des outils informatiques et applications diverses
• Intérêt pour l’accompagnement numérique
• Travailler en autonomie, prendre des initiatives et savoir rendre compte
• Connaissance des services et des démarches administratives
• Missions non télétravaillables
• Horaires spécifiques respectant les horaires d’ouverture des services (préfecture ou DDI)
• Remplacement ponctuel des agents d’accueil en DDI pour assurer la continuité de service suivant planning établit par le chef de Pôle