Agent(e) d'accueil standard — Préfecture de l'Ariège · Réf. MINT_BA009ATC-128416

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :

Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État : Préfecture, Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP), sur Foix. Le poste est basé principalement à la DDETSPP, 9 rue du lieutenant Paul Delpech à Foix.

Le bâtiment héberge plusieurs services mais l’accueil concerne exclusivement la DDETSPP.

En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurerez les missions suivantes :

Missions principales:

Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis pour la DDETSPP

Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter vers le bon interlocuteur ou renvoyer vers une adresse mail.

Assurer un renseignement de premier niveau

Assurer la surveillance sécurité des accès du public

Contrôler l’accès aux locaux et la remise de badges pour des visiteurs ponctuels ou entreprises

Gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transfert vers le bon interlocuteur

Gérer la boite institutionnelle de l'accueil

Prendre des rendez-vous pour le public sur la plateforme Smart

Agenda (Inspection du travail).

Renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes

Gérer l’armoire à clefs

Missions secondaires : appui logistique

Gérer les consommables des photocopieurs du site de la DDETSPP

Assurer la pré-commande et la remise des fournitures de bureau pour les services de la DDETSPP

Distribuer les tickets restaurants

Suivre l’état du parc des véhicules en lien avec le responsable des véhicules basé à la Préfecture

Effectuer les relevés kilométriques mensuels des véhicules

Distribuer le courrier dans les services

Sortir les containers poubelles les jours de collectes

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Assurer l’intérim téléphonique et physique sur les autres accueils DDT, DDETSPP et Préfecture en cas d’absence

Appui au service et participer à la continuité de service

Assurer l’accueil pendant l’heure d’ouverture au public en fonction du règlement intérieur de la DDETSPP - Ouverture du service : 8h30 à 12h00 - 14h00 à 16h30

Missions non télétravaillables. Poste à plein temps.

Quotité de travail pouvant évoluer dans les prochains mois.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis

Technique d’accueil/ niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise - requis

Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise - requis

Savoir- être :

Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis

Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise - requis

Savoir rendre compte/ niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD.

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.

Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget , finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier : 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C

• Bureau budget-achat :

3 agents dont 1 B et 2 C

• Bureau logistique-immobilier :

13 agents dont 3 B et 10 C

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture.

Liaisons fonctionnelles

L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP.

Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.