Agent(e) d'accueil standard — Préfecture de l'Ariège · Réf. MINT_BA009ATC-128415

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :

Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État situées à Foix : Préfecture, Directions départementales interministérielles : Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP).

En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurez les missions suivantes :

Missions principales :

1) Accueil physique :

• assurer la surveillance sécurité des accès du public
• filtrer les entrées : vérifier l’inscription sur les plannings de rendez-vous, orienter les usagers vers les lieux de rendez-vous et prévenir les services
• réceptionner les entreprises : vérification de l’identité des ouvriers et des autorisations d’accès après criblage et prévenir le service logistique du SGCD à leur arrivée
• remettre les badges temporaires contre remise des cartes d'identité (partenaires, agents,entreprises)
• délivrer ponctuellement les fournitures aux agents
• assurer la mise en veille et le réarmement sur le SSI en cas de besoin
• veiller à la surveillance « sécurité des accès », ouverture des portails, surveillances caméras etc)
• gérer et délivrer les consommables reprographie du site (commande et retrait)
• accompagner les usagers en difficultés

2) Accueil téléphonique :

Pendant les heures de fermetures des accueils des DDI, les appels sont rebasculés en préfecture :

• assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis
• répondre aux appels des usagers en donnant une information de premier niveau
• mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter les appels au bon interlocuteur en préfecture ou en DDI ou renvoyer vers une adresse mail
• renvoyer les usagers vers les sites officiels informant sur les démarches (services-public.fr, site internets interdépartementaux et nationaux, ou les adresses mails fonctionnelles des services métiers
• gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transférer vers le bon interlocuteur
• prendre des rendez-vous pour le public sur des plateformes ou des plannings (ex : permanences du défenseur des droits)
• renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
• gérer l’armoire à clefs

3) Missions secondaires en appui logistique :

• gérer les consommables des photocopieurs
• assurer la pré-commande, la gestion de stock et la distribution aux agents des fournitures de bureau
• remplacement de l’agent en charge du courrier en cas d’absence (tri à l’arrivée, distribution, affranchissement)

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis

Technique d’accueil/ niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise - requis

Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise - requis

Savoir- être :

Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis

Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise - requis

Savoir rendre compte/ niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD.

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.

Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget , finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier : 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C

• Bureau budget-achat :

3 agents dont 1 B et 2 C

• Bureau logistique-immobilier :

13 agents dont 3 B et 10 C

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture.

Liaisons fonctionnelles

L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP.

Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Sens de la discrétion, respect de la confidentialité, sens des relations humaines, sens de la pédagogie,
• Savoir utiliser des outils informatiques et applications diverses
• Travailler en autonomie, prendre des initiatives et savoir rendre compte
• Connaissance des services et des démarches administratives
• Missions non télétravaillables
• Horaires spécifiques respectant les horaires d’ouverture des services (préfecture ou DDI)
• Remplacement ponctuel des agents d’accueil en DDI pour assurer la continuité de service suivant le planning établit par le chef de Pôle
• Travail en équipe pour assurer la continuité de service sur l’ensemble des sites de l’ATE pendant les périodes de congés ou d’absence
• L’agent sera formé pour assurer la mission du bureau de courrier

Localisation administrative :

Secrétariat général commun départemental (SGCD) de l’Ariège

Service budget achat logistique immobilier

Bureau logistique-immobilier

2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac

09000 Foix

Domaine fonctionnel :

Relation et service à l’usager

Emploi type / Code fiche de l'emploi-type

Chargé(e) d’accueil et d’information USA002A (RIME FPEUS02)