Agent d'accueil — Mairie de Daux · Réf. O031261030000295

ACCUEIL - Accueil physique et téléphonique des administrés, des entreprises -

Renseigner et accompagner dans leurs démarches les administrés - Filtrer le cas échéant, orienter et/ou gérer les demandes suivant

leur degré d'urgence - Gestion du standard téléphonique - Gestion la boite mail, diffusion aux élus et gestion des demandes des

administrés - Gestion du courrier reçu (enregistrement et diffusion) et du courrier départ - Tenue agenda Maire, gestion des rendezvous

de la permanence urbanisme - Gestion des réservations des salles communales, gestion des demandes de prêt de matériel -

Attestation d'accueil, légalisation de signature, recensement JDC - Gestion de la documentation délivrée aux administrés et de

l'affichage - Suivi de l'activité, propositions d'organisation du domaine SECRETARIAT GENERAL - Préparation de l'ordre du jour et

préparation des convocations (CM, CCAS) - Concaténation des délibérations, transmission des actes dématérialisés - Rédaction des

PV du Conseil Municipal / CCAS - Gestion des dossiers de référence PCS, PEDT... Contribution à la gestion des projets et à la

commande publique/finances en soutien de la DGS et du maire - Contribution à l'établissement des dossiers de subvention

(conditions, dossiers, maj plates-formes, ...) - Réception et orientation des devis, des factures - Contribution aux tâches comptables -

Contribution au projet réhabilitation de la mairie pour son domaine Contribution au domaine RH (en soutien de la DGS) -

Contribution à l'élaboration des arrêtés du personnel - Contribution à l'organisation des entretiens individuels - Contribution à la

gestion des dossiers du personnel Contribution domaine urbanisme (en soutien de la responsable du domaine urbanisme/état civil) -

Réception / Vérification / Enregistrement des dossiers (DP, PC, CU) sur registre - Enregistrement des demandes sur le logiciel URBA

+ préparation des dossiers pour envoi au service instructeur. Après réponse du service instructeur : préparation pour la sign. du

Maire / transmiss° dossier au ddeur + Préfecture. Réponse aux ddes de renseignements URBA divers - Classement des autorisations

revenues visées de la Préfecture Contribution domaine ETAT CIVIL (en soutien de la responsable du domaine état civil/urbanisme) -

Réception dossiers Mariages / PACS / Baptêmes civils. Etablissement actes Décès / Transcription Décès / Reconnaissances.

Apposition sur registre des mentions : Décès, Divorce, Acte notoriété, PACS, Mariage. - Délivrance copie actes N. M. D. aux

demandeurs et/ou professionnels (notaires, avocats, ...) - Assiste aux mariages Contribution à l'organisation des élections (en soutien

de la responsables du domaine état civil urbanisme) - Avant les scrutins : contribution à l'élaboration des documents (PV, feuilles de

dépouillement, ...) et à la préparation des bureaux de vote (disposition tables, affichage, ...) - Réception des demandes d'inscription

sur les listes électorales - Participation au dépouillement Contribution aux autres tâches de la mairie - En cas de crise ou en cas

d'urgence sur la demande du maire ou de la DGS

SAVOIRS : - connaître les domaines de compétences des communes et leur

organisation ; - connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ; - connaître les règles

juridiques d'élaboration des actes administratifs ; - connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et

établissements publics. - SAVOIR FAIRE :

• - respecter les délais réglementaires
• - savoir gérer la polyvalence et les priorités
• - vérifier

la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ; - préparer les dossiers des demandes et justifications

de subventions - préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état

civil ; - élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ; - SAVOIR ETRE : - savoir communiquer et avoir une bonne capacité

d'écoute et de compréhension ; - avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ; - bénéficier d'excellentes qualités

relationnelles.