Agent de gestion administrative, service prévention des risques bâtimentaires — SDIS de Loire-Atlantique

Activité 1 – Gestion administrative des dossiers de prévention

• Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
• Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
• Assurer le suivi des dossiers en cours
• Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l’instruction
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers traités

 Habitations et bâtiments collectifs ;

 Bâtiments à Usage professionnel (industriel, bureaux, agricoles, …)

 Installations classées pour la protection de l’environnement

 Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 – Suivi administratif de l’instruction

• Assurer le suivi des différentes étapes d’instruction des dossiers
• Enregistrer les avis, observations et demandes de compléments dans le logiciel de gestion
• Saisir et mettre en forme les courriers et courriels relatifs aux dossiers instruits par les préventionnistes
• Relancer les interlocuteurs lorsque les éléments nécessaires au traitement du dossier sont manquants
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de gestion du secrétariat
• Veiller au respect des échéances administratives

Activité 3 – Gestion documentaire et traçabilité

• Organiser et actualiser les bases documentaires du service
• Numériser, indexer et classer les documents
• Assurer la traçabilité des échanges et des décisions
• Participer à l'archivage réglementaire et administratif des dossiers

Activité 4 – Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique du service
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau
• Orienter les demandes vers le préventionniste
• Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et particuliers
• Organiser les rendez-vous et réunions du service
• Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 5 – Appui au fonctionnement et au pilotage du service

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord
• Produire des statistiques d’activité : dossiers reçus, dossiers traités, délais, avis rendus, dossiers en attente
• Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
• Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service

Sixième SDIS de France au regard de la population défendue, le SDIS de Loire-Atlantique (SDIS 44) assure la prévention des risques de sécurité civile, la lutte contre les incendies et les secours d’urgence sur l’ensemble des communes du département (1,457 millions d’habitants – données INSEE 2021). Le SDIS réalise près de 80 000 interventions de secours chaque année. Il traite chaque jour plus de 1 200 appels d'urgence 18 ou 112.

Pour réaliser ses missions, le SDIS 44 peut compter sur un peu plus 5 000 femmes et hommes (3900 sapeurs-pompiers volontaires, 860 sapeurs-pompiers professionnels et 360 personnels administratifs et techniques) répartis dans les services opérationnels (92 centres de secours et 1 CTA/CODIS), dans les groupements et les services supports qui y sont rattachés.

Etablissement public administratif, le SDIS 44 dispose d’un budget de 140 M€ d’euros dont 120 M€ au titre de la section de fonctionnement et 20 M€ au titre de la section d’investissement.