SPSN-Secrétariat particulier du Sous-Préfet et du Secrétaire Général Assistant(e) de Direction (H/F) — Préfecture de Loire-Atlantique

GROUPE RIFSEEP : 1

1 – Secrétariat particulier :

Secrétariats du sous-préfet (par intérim) et du secrétaire général

Accueil physique et téléphonique

Gestion des agendas, rendez-vous, déplacements et congés (par intérim)

Correspondance et réponses aux sollicitations (par intérim)

Suivi en interne des flux de dossiers, courriers et parapheurs

Gestion du fonds documentaire du secrétariat (fichiers d’adresse, annuaires, organigrammes)

Gestion du courrier papier et mails reçus sur l’adresse de la sous-préfecture

2 – Centre de coûts et déplacements temporaires :

Gestion budgétaire de la résidence du sous-préfet et des services administratifs (par intérim)

Gestion et suivi des commandes via l’application CHORUS formulaire (par intérim)

Gestion des déplacements via l’application CHORUS DT

3 – Autres fonctions supports :

Interface avec le service RH du SGC44 (notamment le suivi des astreintes et des interventions) et correspondant action sociale

Accueil des personnels titulaires, contractuels et stagiaires

Point hebdomadaire « Patrimoine » et suivi budgétaire des centres de coûts liés aux travaux

Participation à la surveillance générale des locaux et la résidence du sous-préfet en lien avec le référent immobilier logistique

Organisation des déjeuners officiels, cérémonies/dîners/visites officielles /plans de table

En lien avec le bureau de la représentation de l’État, préparation et suivi des dossiers de commémoration

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Représentation de l’État, assistance du sous-préfet et gestion des moyens

Composition et effectifs du service :

Le secrétariat général de la sous-préfecture de Saint-Nazaire est composé du secrétaire général, des assistantes du sous-préfet et du secrétaire général, d’un référent patrimoine et d’un chauffeur polyvalent

Liaisons hiérarchiques :

La sous-préfète et le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :

Très nombreuses et en particulier les élus, les membres de l’équipe préfectorale, tous les services de la préfecture, les chefs des services déconcentrés, les collectivités territoriales, les entreprises, les associations