Coordinateur(trice) Accueil-Etat Civil-Cimetière-Elections — Mairie de Trignac

Au sein du pôle ressources et placée sous l’autorité de la responsable du service citoyenneté-communication, vous occuperez un rôle central dans la relation quotidienne entre la commune et ses administrés. Vous assurerez à la fois des missions opérationnelles d’accueil et de gestion administrative, des missions nécessitant une expertise particulière en matière d’état civil, d’affaires funéraires et d’élections, ainsi qu’un rôle de référent (e) et de coordination auprès de l’agent du secteur.

À ce titre, vous contribuerez à l’organisation et à la répartition des activités quotidiennes, veillerez à la bonne articulation des missions et travaillerez en collaboration avec la responsable de service et l’agent gestionnaire Etat-civil-Elections dans la mise en œuvre des procédures et l’harmonisation des pratiques professionnelles. Vous serez également garant de la continuité, de la qualité et de la fiabilité du service rendu au public, ainsi que de la sécurisation juridique des actes et procédures relevant de votre domaine d’intervention.

Enjeux du poste :

Le poste occupe une place stratégique dans la qualité du service rendu aux administrés et dans l’image de la commune. Il nécessite de garantir la fiabilité et la sécurité des procédures relevant de l’accueil, de l’état civil, des affaires funéraires et des élections.

En lien étroit avec la responsable du service, vous jouerez un rôle moteur dans le fonctionnement quotidien du secteur citoyenneté. Vous contribuerez à impulser une dynamique collective, à organiser et coordonner l'activité, à faciliter la circulation de l'information et à veiller à la cohérence des pratiques. Vous serez également un appui de proximité pour l'agent du secteur, en favorisant son autonomie, la transmission des connaissances et la bonne réalisation des missions.

Cette fonction requiert rigueur, autonomie, sens des responsabilités, qualités relationnelles, esprit d'initiative, sens du service public et capacité à organiser, coordonner et faire progresser une activité collective.

Coordonner l’organisation et assurer le suivi des permanences hebdomadaires du Maire : gestion des prises de rendez-vous, centralisation et qualification des demandes, préparation des éléments nécessaires aux entretiens et transmission des informations aux services concernés. Veiller à la bonne organisation des échanges et analyser et assurer le suivi des sollicitations dans le respect de la confidentialité.

Piloter et coordonner le projet de mise en œuvre et le fonctionnement du dispositif de recueil des titres d’identité (cartes nationales d’identité et passeports) sur la commune.

En binôme avec la responsable de service

Participation au pilotage des projets et des opérations retenus

Exécution, contrôle et évaluation des projets et opérations engagés dans le service

En binôme avec l’agent gestionnaire Election Etat civil

Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation du public, en facilitant l’accès aux démarches et services municipaux, en assurant le suivi des demandes et la transmission des informations, tout en veillant à la qualité du service rendu aux administrés.

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, de sa réception à sa distribution ou son expédition, en garantissant son enregistrement, son suivi et son traitement dans les délais impartis. Participer au développement et à la mise en œuvre d’un fonctionnement dématérialisé, en favorisant les échanges électroniques, la numérisation, le classement numérique et l’optimisation des circuits de transmission et d’archivage des documents.

Assurer la gestion complète des formalités et procédures d’état civil, de l’accueil et du renseignement des usagers à l’établissement, l’enregistrement et la mise à jour des actes (naissances, décès, reconnaissances, mariages, PACS et parrainages civils). Instruire et suivre les dossiers, traiter les demandes d’actes, assurer les relations avec les administrations partenaires et veiller au respect de la réglementation, des habilitations, des obligations de confidentialité et des règles d’archivage.

Assurer la gestion administrative et réglementaire du cimetière, notamment le suivi des concessions funéraires (attribution, renouvellement, rétrocession et reprise), l’instruction des autorisations liées aux opérations funéraires et la tenue à jour des registres, plans et outils de gestion. Accueillir et accompagner les familles, assurer les relations avec les opérateurs funéraires et les services municipaux, suivre les aspects administratifs et financiers et veiller à l’application de la réglementation funéraire et du règlement municipal.

Participer au bon déroulement des différents scrutins, dans le respect de la réglementation électorale. Assurer la gestion administrative des listes électorales, notamment le traitement et le suivi des inscriptions, radiations, changements d’adresse et procurations. Participer à la préparation, à l’organisation et au bon déroulement

Recensement de la population et opérations liées :

Tous les 5 ans, organiser et coordonner les opérations de recensement de la population en lien avec l’INSEE, notamment l’identification des adresses à recenser, le recrutement, le suivi administratif et la rémunération des agents recenseurs, ainsi que le suivi et le contrôle de la collecte des données.

Assurer également la gestion du recensement citoyen obligatoire des jeunes de 16 ans, de leur inscription au suivi des dossiers, dans le respect des procédures réglementaires.

Activités secondaires du poste

Pour des raisons de continuité de service ou de fortes activités sur un des secteurs de la Ville, l'agent pourra être appelé ponctuellement par sa hiérarchie sur des missions, autre que celles définies dans la présente fiche de poste

Sens du service public

Rigueur, sens de l'organisation et grande discrétion professionnelle (confidentialité).

Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité.

Qualités relationnelles et maîtrise de soi face au public et aux agents.

Écoute et disponibilité.

Autonomie et capacité d’initiative.

Diplomatie et maîtrise de soi.

Capacité à travailler en équipe.

Adaptabilité et polyvalence.

Synthèse

Contraintes liées au poste : Présence lors des mariages et des parrainages entre 15 ou 20 par an , travail le Week end lors des élections

Rémunération sur la base des grilles indiciaires du grade de Rédacteur ou Technicien + IFSE 484€

Prise en charge transport en commun 75% de l'abonnement

Prise en charge à hauteur de 15€ si l'agent a souscrit un contrat de mutuelle labélisé

Supplément familial de traitement si les conditions sont remplies

Adhésion au COS dès le 1er mois

Merci d'adresser vos candidatures à Monsieur le Maire :

CV+Lettre de motivation + diplôme

Pour les titulaires merci de fournir votre dernier arrêté de situation administratif et votre dernier entretien annuel svp