Agent.e d'accueil et logistique — Nantes Université

Missions

L’agent.e d’accueil et logistique prend en charge les missions suivantes :

• Accueil physique et téléphonique pour les bâtiments IRS2, NBT IRSUN
• Réception et transmission des colis et du courrier
• Validation et suivi des réservations de salles sur l’outil GRR et mise à disposition des salles selon la configuration souhaitée, gestion de matériel
• Participation aux opérations de logistique du service
• SSI

Activités principales

Accueil et logistique :

• Réceptionner les livraisons (enregistrement, distribution, suivi des colis) et gérer l'enlèvement des colis - pour les deux bâtiments (IRS2 et NBt) et pour les entités académiques et les entreprises privées
• Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
• Contrôler l'accès aux bâtiments et la circulation des visiteurs et prestataires sur le site (contrôle d’accès 24h/24h), faire s’enregistrer les personnes extérieures sur le registre dédié
• Valider les réservations de salles (si nécessaire sur GRR), répondre aux demandes particulières et anticiper les besoins logistiques pour les évènements (avec le service logistique du Pôle Santé) - ticket Gesimmo ou en participant à la mise en place des salles
• Participer aux opérations de logistique du service en respectant les normes de sécurité, rédiger via l'outil Gesimmo LOG les tickets / demandes d'interventions selon les besoins (nettoyage, agencement-aménagement de bureaux, transferts, enlèvements de déchets...)
• Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier
• Gérer les distributions de clés (bureaux) et assurer le suivi (tableau et fiches), participer à la gestion des badges d'accès (étiquettes et suivi)
• Participer à la mise à disposition d'équipements et de matériels pour les salles de réunion (câbles, pointeur...) et assurer le suivi
• S'assurer du maintien de la propreté des espaces de vie et des lieux communs (toilettes...) et alerter si besoin pour appel au prestataire, effectuer aussi un contrôle visuel des abords du site (graffitis, déchets) et alerter en cas de nécessité d'intervention en lien avec l'agent logistique du site
• Assurer une veille sécurité incendie (vérification des SSI des deux bâtiments à l’ouverture du site), appliquer les consignes Vigipirate
• etc

Activités administratives :

• Effectuer le suivi statistique des colis et palettes réceptionnées (pour rappel en 2025 : 5.341 colis et 207 palettes)
• Réaliser (et actualiser) l'affichage des informations mises à disposition du public dans le hall, le couloir du RDC et toutes les parties communes
• Assurer des tâches administratives en lien avec la fonction (par ex. actualisation des annuaires et des listes de diffusion des 2 bâtiments) et en support au service

RETROUVEZ LA FICHE DE POSTE EN INTEGRALITE : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-agent-e-daccueil-et-logistique

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaissance générale de la réglementation en matière d'hygiène et sécurité relative à la sécurité des bâtiments, à la sûreté des biens et des personnes, à la manipulation et au stockage de produits et à l'élimination des déchets (notions de base)
• Méthodologie / savoir-faire de la logistique (connaissances générales)
• Langue française (connaissance générale)

Savoir-faire opérationnels :

• Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs multiples
• Avoir une connaissance des applications bureautiques et des outils de communication
• Savoir rendre compte auprès de sa hiérarchie
• Effectuer les gestes de premiers secours et utiliser les moyens contre les incendies
• Appliquer les normes, procédures et règles (Vigipirate…)

Savoir-être :

• Sens du contact, du service et de l'accueil, disponibilité
• Réactivité et calme face aux situations d'urgence
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Rigueur