Assistant-e de formation continue — Nantes Université

Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées à l'Inspé et à la Formation Continue pour la gestion intégrale de 2 formations (DU et CU philosophie ) :

• gérer la communication (mise à jour des pages WEB)
• gérer les candidatures
• éditer des devis et contrats FC
• constituer des dossiers de financement
• réaliser les inscriptions (via SCOLAR G)
• inscriptions pour les diplômes
• suivre les stagiaires en cours de formation (attestation de présence, convocation, attestation de fin de formation)
• gérer les notes (via TIGRE)
• déclarer les heures d'enseignement et gérer les dossiers de vacataires (en lien avec le service des moyens en enseignement)
• asurer le suivi financier des paiements en lien avec le service financier de proximité
• envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction

Assurer le suivi administratif en Ingénierie de formations courtes :

• participer à la constitution des dossiers d'habilitation de formations certifiantes
• créer des devis, documents ou plaquettes d'information, convention de formation
• saisir les HTD

Mettre en œuvre la formation de formateurs décidée par la direction :

• apporter une information aux formateurs Inspé
• être un support à l'organisation des formations (formulaires d'inscription, réservation de salles)
• suivre la saisie des HTD

Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) :

• accueil, conseil du public (offre de formation, financements)
• participer aux réunions, ateliers d'échanges du réseau formation continue de Nantes Université

Classer et archiver des documents de service :

• classer les dossiers partagés sur le cloud

Certification de service :

• Améliorer en continue les prestations de gestion administrative des formations

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ; connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue ; techniques d'élaboration de documents ; techniques de communication ; techniques d'accueil téléphonique et physique ; culture internet

Compétences opérationnelles :

• S'exprimer de façon claire et concise
• savoir planifier son activité et respecter les délais
• savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• rédiger des documents simples d'information et de communication
• enregistrer et classer les documents
• accueillir et prendre des messages
• utiliser les outils bureautiques
• utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• travailler en équipe
• rédiger des rapports ou des documents

Compétences comportementales :

Sens relationnel ; sens de l'organisation ; capacité d'écoute ; réactivité

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ; connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue ; techniques d'élaboration de documents ; techniques de communication ; techniques d'accueil téléphonique et physique ; culture internet

Compétences opérationnelles :

• S'exprimer de façon claire et concise
• savoir planifier son activité et respecter les délais
• savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• rédiger des documents simples d'information et de communication
• enregistrer et classer les documents
• accueillir et prendre des messages
• utiliser les outils bureautiques
• utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• travailler en équipe
• rédiger des rapports ou des documents

Compétences comportementales :

Sens relationnel ; sens de l'organisation ; capacité d'écoute ; réactivité