Archiviste – Records Manager, responsable du pôle Archives — Université Clermont Auvergne

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

• Perpétuer les actions régulières en direction des services pour assurer l’archivage régulier de leur production papier :
• organisation d’actions de sensibilisation annuelles
• élaboration de tableaux d’archivage et mise à jour des tableaux existants
• activité de conseil sur la gestion courante des dossiers et la mise en œuvre de la réglementation
• accompagnement logistique de chantiers de tri
• Préparer les versements papier (tri, classement et inventaire pour transfert aux Archives départementales) en attente de traitement
• Développer l’offre de formation et d’accompagnement des services aux bonnes pratiques du numérique :
• nommage et classement des fichiers
• rationalisation / réorganisation et nettoyage des arborescences
• utilisation du parapheur numérique
• gestion et archivage des messageries
• Collaborer avec la DOSI (Direction opérationnelle des systèmes d’information) pour :
• accompagner les projets de dématérialisation des procédures sur leur volet documentaire
• participer aux opérations de décommissionnement et de déploiement de logiciels métier
• mettre en œuvre les recommandations issues de l’Accompagnement à Maîtrise d’Ouvrage : « Définition d’une stratégie de déploiement de l’archivage numérique » réalisée en 2024
• Collaborer avec les Archives départementales pour :
• accompagner leur politique de collecte des archives universitaires papier
• garantir l’archivage pérenne des données et documents essentiels en l’absence de Système d’archivage électronique (SAE) à l’UCA

Conditions d'exercices particulières :

• Port de charges lourdes
• Travail en milieu confiné (magasins d’archives)
• Travail isolé ponctue
• Nombreux déplacements sur les différents sites de l’université

COMPÉTENCES PRINCIPALES :

Connaissances :

• Missions, fonctionnement et organisation administrative de l’université
• Cadre législatif et réglementaire applicable aux archives publiques
• Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique
• Procédures de destruction et de versement des archives publiques
• Enjeux et aspects techniques de l’archivage numérique (dont maîtrise des logiciels du type Archifiltre)

Compétences opérationnelles :

• Savoir accompagner et conseiller
• Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir animer un réseau
• Savoir dispenser des formations

Compétences comportementales :

• Sens de la confidentialité
• Capacités d’organisation, autonomie
• Bonnes capacités d’adaptation et de travail avec des interlocuteurs variés
• Sens du dialogue et capacité à convaincre
• Goût pour la polyvalence des tâches

PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée :

• MASTER Sciences de l’information et des bibliothèques, parcours Archives numériques (enssib)
• MASTER Archives (Université d’Angers, Université Jean Moulin Lyon 3, Université Paris VIII)
• Expérience d'au minimum 6 mois sur un poste de chargé de collecte ou dans un service d’archives de l’enseignement supérieur

SPÉCIFICITÉS / CONTRAINTES DU POSTE :

• Rémunération : base INM 395 soit 1944.5 € brut mensuels
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires
• Congés : 49 jours annuels (base temps plein 37h30)
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-auxpersonnels
• Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
• Accès à un plan de formation des personnels
• Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillant

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie A
• Date de début de contrat souhaitée : 01/01/2027
• Date de fin de contrat : 31/12/2027

Placé-e sous l’autorité de la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles, l’archiviste - records manager détermine et met en œuvre la politique de collecte, de traitement (classement et inventaire), de conservation et de communication des archives de l’université, en collaboration avec le Directeur des Archives départementales.

Les archives de l’université sont tous les documents et données produits et reçus par les services et directions centrales, instituts, composantes et laboratoires dans le cadre de leurs activités. Elles englobent les supports papier et numérique (documents bureautiques, messageries, données des logiciels métiers).

Sur le volet numérique, l’archiviste – records manager, en collaboration avec la Direction des Systèmes d’information et le DPO de l’université, supervise la gestion, le stockage, la traçabilité et la conservation des données, de leur création à la fin de leur usage, en conformité avec les lois et normes techniques en vigueur.