Assistant administratif — Bievre Isère communauté

Et plus spécifiquement :

Vous assurez la préparation des commissions et des réunions d’équipe :

• Vous élaborez et assurez le suivi des rétroplanning annuels des commissions
• Vous préparez le cadre des convocations, diaporamas et comptes rendus des commissions et organisez la logistique
• Vous envoyez les invitations, préparer les fiches de présence et envoyer les comptes rendus des commissions
• Vous coordonnez l’élaboration de l’ordre du jour des réunions d’équipes, envoyer les invitations et les comptes rendus
• Vous veillez au respect des délais fixés en réunion d’équipe dans l’exécution des missions de l’équipe

Vous apportez une aide administrative et logistique à la directrice :

• Vous organisez les réunions ou évènements à l’initiative de la directrice
• Vous prenez des notes et formalisez tout document bureautique nécessaire à la directrice

Vous accompagnez l’équipe via la création et/ou l’aide à la prise en main d’outils :

• Vous créez et suivez des tableaux de bord d’activités de la direction
• Vous appuyez l’équipe dans l’utilisation des outils GMAO, Webex, Maileva, FAST, GED (rattachement des réponses)
• Vous établissez ponctuellement des bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL

Vous classez, organisez, formalisez et suivez tout type de document bureautique :

• Vous organisez sur le réseau l’arborescence des dossiers administratifs de la direction
• Vous organisez le classement des conventions avec les partenaires et des courriers reçus et envoyés
• Vous assurez l’envoi et le suivi des courriers sortants par Maileva
• Vous organisez, selon le besoin, l’archivage des dossiers de la direction avec l’archiviste
• Vous créez ou mettez à jour les modèles de courriers, notes, comptes rendus, diaporamas

Vous assurez l’accueil de la direction :

• Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction
• Vous apportez les réponses de premier niveau (prime vélo, service location longue durée, box à vélos, ambroisie, frelon) avant d’orienter vers le.la chargé.e de mission dédié.e de l’équipe
• Vous gérez la boîte mail générique de la direction

• Vous avez une expérience avérée en collectivités territoriales et vous en connaissez le fonctionnement
• Vous avez l’expérience des processus administratifs et logistiques
• Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...) et êtes familier avec des logiciels spécifiques (comptabilité, parapheur électronique, envoi dématérialisé de courriers...)
• Vous maîtrisez strictement les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques
• Vous avez des notions de gestion de projet et de planification
• Vous avez la capacité de passer d’un dossier à l’autre
• Vous êtes rapide tout en assurant une qualité d’exécution irréprochable
• Vous vous exprimez à l’oral et à l’écrit avec un formalisme adapté à votre interlocuteur
• Vous êtes doté.e d’une grande discrétion professionnelle et respectez l’obligation de confidentialité
• Vous travaillez avec rigueur, respectez les délais et avez le sens de l’organisation
• Vous faites preuve d’autonomie et de réactivité
• Vous avez une bonne capacité de dialogue, d’écoute et le sens du relationnel
• Vous démontrez votre capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement