Agent(e) de gestion administrative du service - Accueil familles (2 postes) — Mairie de Saint-Martin-d'Hères

Activités du poste :

Activités principales 🔹

Accueil physique et téléphonique du public :

Recevoir, informer et orienter les usagers en physique, téléphone et par mail

Réceptionner des appels téléphoniques et prendre des messages

Transmettre des informations aux professionnels du service/vers l’extérieur – Apporter une réponse de 1er niveau

Aider les usagers à remplir les documents si nécessaire

Gérer les réclamations de 1er niveau – transmettre aux professionnels concernés si nécessaire

Assurer une veille des services proposés au sein de la collectivité à destination des usagers

Diffuser, orienter les usagers en fonctions des besoins – réaliser des supports d’information selon les trames

Assurer la surveillance et la régulation des flux de personnes à l’accueil, afin de garantir une circulation fluide et sécurisée des usagers

Traitement des dossiers liés aux prestations proposées à l’accueil

:

Vérifier des pièces, le respect des conditions d’accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »

Inscrire à des activités – vérifier la situation financière des usagers

Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports,… et connaître le règlement en lien avec les activités.

Activités complémentaires🔹

Traitement des dossiers :

Apporter des réponses de 1er niveau par mail – répondre aux besoins

Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier aux bons destinataires

Rendre compte de l’activité du service, alerter les personnes ressources

S’assurer du suivi individuel des usagers : inscrire, pointer, régulariser les absences et transmettre les informations aux autres services concernés ainsi que le régisseur

Préparer la facturation

Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires

Gérer/alimenter une base de données, un logiciel « métier », un site internet

Renseigner des tableaux de suivi des activités / Établir des statistiques

Suivre les dossiers spécifiques en interne ou avec des prestataires externes

Secrétariat divers :

Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affiche, PV, courriers simples,…

Rédiger des actes administratifs simples

Gérer le classement et l’archivage des documents

Mettre à jour les procédures de travail en équipements

Régie de recette :

Mandataire suppléant pour le trésor public

Traitement des dossiers liés aux prestations proposées et/ou à l'accueil :

Vérifier des pièces, le respect des conditions d'accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »

Inscrire à des activités - Encaisser le paiement des activités/prestations

Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports….

Traiter les demandes des usagers en ligne

Participation à la vie du service :

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Contribuer à l’accueil des stagiaires

Préparer, assurer l'organisation logistique, participer à des réunions

Prendre les rendez-vous pour des membres de l'équipe

Participer aux formations nécessaires aux besoins du service

*Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités :

Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

*Conditions d’exercice :

Organisation du travail dans le cadre imposé par la collectivité

Horaires correspondant aux horaires d’accueil du public

Travail possible dans un hall d’accueil

Travail en binôme possible

Travail en soirée possible (commissions, réunions…) : base de récupération

Disponibilité selon les périodes de l'année : temps forts, campagnes d'inscription, rentrée scolaire,...

Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service en évitant les pics d’activités

Polyvalence transversale possible

Tenue et posture adaptées à l’accueil du public

*Les + de ce poste

Rémunération

• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :

◦ IFSE cible : 250 € brut / mois +NBI pour les titulaires

Votre profil

Savoir faire :

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme...

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” - Utiliser des sites web « ressources »

Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique

Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...

Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires

Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers

Rendre compte d'activité sur les outils de suivi

Connaissances :

Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité - Annuaire de la collectivité et des partenaires

• Missions et activités des partenaires extérieurs associés

Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires - Vocabulaire professionnel du service

Contraintes des écoles

Droits et obligations des usagers

Communication écrite : notions de base - Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base

Communication orale : bonne connaissance

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Qualités :

Qualités relationnelles : avec différents partenaires

Organisation

Autonomie

Sens du service public