Gestionnaire administratif polyvalent (H/F) — Mairie de Domarin

1. Conseil municipal et affaires générales

• Préparer les convocations et les dossiers des séances du conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations et les procès-verbaux
• Assurer les formalités de transmission, de publication et d'archivage des actes administratifs
• Participer à la gestion des listes électorales et à l'organisation des scrutins
• Assurer le suivi administratif des concessions funéraires
• Participer aux opérations de recensement de la population
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs

2. État civil et démarches administratives

• Accueillir et renseigner les administrés dans le cadre des démarches d'état civil
• Enregistrer les déclarations de naissance, les reconnaissances et les décès, dans le respect des procédures applicables
• Préparer les dossiers de mariage et de PACS
• Délivrer les actes d'état civil et assurer la tenue des registres et des mentions marginales
• Assurer le suivi administratif des différentes démarches liées à l'état civil
• Utiliser les logiciels métiers de la collectivité, notamment Berger-Levrault

3. Urbanisme

• Accueillir et renseigner les administrés sur les démarches administratives en matière d'urbanisme
• Réceptionner et enregistrer les demandes d'autorisation d'urbanisme
• Vérifier la présence des pièces administratives nécessaires à la constitution des dossiers
• Transmettre les dossiers au service instructeur compétent
• Assurer le suivi administratif des dossiers et des délais réglementaires
• Préparer et transmettre les notifications et courriers correspondants
• Assurer le classement et l'archivage des autorisations d'urbanisme
• Informer les administrés sur l'avancement de leurs dossiers, sans se substituer au service instructeur

4. Appui administratif et comptable

Sous la responsabilité du ou de la secrétaire général(e) de mairie :

• Participer à la gestion comptable courante de la collectivité
• Assurer la préparation et le suivi des mandats de paiement
• Réceptionner, contrôler et enregistrer les factures
• Préparer les pièces justificatives nécessaires aux opérations comptables
• Participer au suivi des engagements de dépenses
• Contribuer au suivi administratif des contrats et conventions
• Apporter un appui ponctuel au suivi des dossiers administratifs et financiers

5. Polyvalence et continuité du service

• Travailler en étroite collaboration avec les autres agents du secrétariat
• Participer à la continuité du service public en assurant, si nécessaire, des remplacements ponctuels à l'accueil de la mairie, dans la limite des compétences et habilitations requises
• Contribuer à l'amélioration des procédures administratives et à la modernisation des outils de travail
• Participer au classement, à l'archivage et à la bonne organisation des dossiers communaux

• Recrutement statutaire ou contractuel selon les dispositions réglementaires applicables
• Horaires adaptés aux nécessités du service

Compétences techniques :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures d'état civil, d'urbanisme et des opérations électorales
• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels métiers
• Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de la rédaction administrative
• Des connaissances en comptabilité publique et en nomenclature M57 seraient appréciées

Qualités professionnelles :

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Polyvalence, autonomie et capacité d'adaptation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sens du service public et qualités relationnelles
• Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités
• Participation ponctuelle aux réunions ou aux opérations électorales selon les besoins

Les candidatures de personnes disposant d'une première expérience en collectivité seront appréciées. Les profils débutants, motivés et souhaitant développer leurs compétences dans la fonction publique territoriale pourront également être étudiés.