Assistant administratif (F/H) — Communauté d'agglomération du Douaisis

Activités et tâches principales du poste :

Missions Espace Conseil France Rénov’

• Accueil physique et téléphonique des propriétaires occupants et propriétaires bailleurs, les informer sur les différents dispositifs d’aides à la rénovation et/ou l’adaptation des logements, sur les conditions d’octroi, les obligations des propriétaires et les étapes d’accompagnement d’un projet de travaux,
• Orientation des particuliers vers le bon interlocuteur selon le processus défini (Ma Prime Rénov’ en parcours « geste par geste », Mon Accompagnateur Rénov’, Assistant à Maîtrise d’Ouvrage, …),
• Mise à jour des dossiers sur le logiciel de suivi ESABORA, à la suite de la réception des devis et des factures,
• Rédaction de mails et courriers de réponses suite aux demandes d’informations et de suivi des dossiers
• Prise de contact avec les particuliers inscrits sur le service en ligne Anah, dans le cadre de la préparation du montage des dossiers de demande de subvention pour la réhabilitation de leur logement et les particuliers désirant des informations sur les aides pour l’habitat privé

Missions Pacte Territorial

• Réception des pièces administratives nécessaires au montage des dossiers des particuliers,
• Présentation des dossiers complets administrativement pour attribution à un chargé d’opération
• Participation avec les chargés d’opération à l’accompagnement des propriétaires sur le montage financier et administratif de leur projet de travaux,
• Suivi des contrats A.M.O : intégrer le contrat dans Esabora et dans Docapost pour signature + envoi de l’exemplaire signé au particulier,
• Constitution des dossiers NEHS et enregistrement des demandes de subventions sur la plate-forme du Département,
• Constitution des dossiers de fin de travaux
• Programmation des visites techniques et visites de fin de travaux

Missions instruction

• Assister le service instruction dans le traitement des demandes de subventions, d’avance et d’acompte (conformité du dossier, suivi des dossiers, lutte contre la fraude…)
• Renseigner les propriétaires sur l’évolution de leur dossier
• Effectuer des visites de contrôles dans le cadre de la lutte contre la fraude
• Apporter une aide à la préparation des sessions agrément et de la commission locale d’amélioration de l’habitat (CLAH) en lien direct avec l’instructrice référente (constitution des ordres du jour, création des procès-verbaux, feuille de présence, état d’avancement de l’année)
• Proposer à l’instructive référente des contrôles de logement après instruction du dossier à l’étape engagement ou paiement (notamment pour les dossiers litigieux et dossier sensible) et mettre en œuvre les actions nécessaires en cas de manquement constatés
• Rédaction des différents types de courriers et courriels (correspondance, demandes de pièces complémentaires, réponse aux demandes d’informations des propriétaires, notification, convention…)

Missions transversales

• Participer aux réunions de services, de réseaux, ateliers et formations proposées
• Contribuer à la rédaction de compte rendus
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et financiers
• Gérer les agendas