Assistant de direction (H/F) — Communauté d'agglomération Arlysere

1/ Accompagner les 2 Directions DCT/DAE sur des missions globales de gestion/suivi administratif et d'organisation des projets

Sous la responsabilité des Directeurs DAE/DCT, vous êtes chargé(e) de :

• Organiser administrativement les instances dans le périmètre des directions DAE/DCT (Comités de pilotages, commissions opérationnelles, réunions thématiques...)
• Accompagner les responsables de services (hors équipements) dans la gestion administrative de leurs dossiers
• Participer aux réunions de directions et d'organisation interne (extranet, livret d'accueil)
• Anticiper les échéances et planifier le travail et les préparations corollaires aux échéances (préparations des réunions sur le plan organisationnel et matériel...)
• Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
• Appui au rédactionnel et préparations/finalisations/suivi documents (projets conventions, courriers, délibérations...)

-Suivi Ressource Humaines des agents externalisés (sous convention de la Maison de la Justice et du Droit, personnels excentré de la salle polyvalente de Beaufort...)

• Suivi des conventions/DSP et suivi des relations administratives avec les partenaires
• Appui à une prise de poste d'un collaborateur,

2/Réaliser des travaux bureautiques

• Réalisation de travaux bureautiques pour les directeurs (mise en forme de courriers, suivis/archivages, convocations, comptes-rendus, réservations...)
• Gestion de bases de données (adresse électroniques, répertoires, ..
• Appui aux responsables des services (hors équipements) des 2 directions à l'administration de leurs dossiers (suivi, mise en forme de documents, process de signatures...)
• Suppléance des agents administratifs absents (suivi des engagements, suivi financier, suivi des aides...)
• Soutien à l'organisation des manifestations (Carrefour des Métiers...)
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives,
• Préparation des réunions : calendrier, réservation de salles, invitation, diffusion des comptes-rendus..

3/Missions complémentaires

• Dans le prolongement de la réorganisation des services, participer à la structuration des missions

d'assistance administrative aux directeurs, être force de proposition dans l'organisation administrative,

• La communauté d'Agglomération Arlysère, fruit d'une fusion de communauté de communes, reste malgré tout encore en évolution dynamique. La collectivité s'adapte. A ce titre, des missions d'appui ponctuelles pourront intervenir sous couvert des DAE/DCT telles que par exemple dresser un état des lieux sur l'occupation du foncier des ZAE et des parcelles appartenant à l'Agglo (occupant, usage)