Assistant de gestion administrative et financière (H/F) — Mairie de Sainte-Foy-lès-Lyon

Vous réalisez et tenez à jour la planification annuelle des sites sportifs :

• Élaboration et mise à jour de la planification annuelle des sites sportifs
• Traitement des demandes de créneaux annuels (associations, collèges, lycées, entreprises, usagers)
• Gestion des demandes hebdomadaires en lien avec les calendriers sportifs
• Saisie et actualisation des plannings dans le logiciel dédié
• Transmission hebdomadaire des plannings aux gardiens
• Rédaction et suivi des conventions annuelles d’occupation
• Suivi de la facturation pour les occupations payantes
• Production d’un bilan annuel des réservations

Vous assurez le lien avec les associations sportives fidésiennes :

• Accueil, orientation et information des associations fidésiennes
• Instruction des demandes liées à l’organisation de manifestations sportives
• Suivi des demandes de prêt de matériel en lien avec l’Office Municipal des Sports (OMS)
• Transmission des besoins logistiques aux services concernés
• Gestion des courriers et relances relatifs aux demandes de subventions
• Traitement et suivi des cartes OMS Pass-Sport

Vous prenez en charge les plannings des agents techniques et gardiens des sites sportifs :

• Élaboration et mise à jour annuelle des quatre plannings de roulement
• Transmission et diffusion des plannings aux agents concernés

Vous participez au processus d’inscription de l’Ecole Municipale des Sports :

• Réponse aux demandes d’informations des familles
• Gestion des inscriptions en présentiel
• Tenue d’une régie d’avance et de recettes

Vous êtes acteur de la vie et des projets du service :

• Participation active aux réunions mensuelles avec les gardiens et agents techniques
• Adaptation des pratiques pour favoriser la qualité des relations et du travail rendu
• Participation aux réunions mensuelles de service avec le responsable et ses deux adjoints
• Implication dans les réflexions et échanges autour des projets en cours ou à venir (pôle sportif, Sport-Santé…)
• Production de bilans d’activités
• Suivi transversal et connaissance des actions du service

Vous participez à l’organisation et la tenue des actions évènementielles du service :

• Gestion autonome et organisation du Forum et du Noël de l’Office Municipal des Sports
• Participation à la préparation et à l’organisation du Trail de l’Aqueduc

Vous assurez diverses tâches administratives pour le service :

• Gestion des commandes de fournitures bureautiques
• Rédaction et formalisation de courriers destinés aux associations et usagers
• Gestion du courrier/navette entrant et sortant (interne et externe)

Vous assurez l’accueil du public, tant physique que téléphonique, du Guichet Familles, en roulement avec vos collègues du pôle Population

Contraintes et difficultés liées à la fonction :

• Forte activité d’accueil (physique et téléphonique) sur certaines périodes
• Relations fréquentes et continues avec les associations sportives