Assistant des admissions (F/H) — CentraleSupelec

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Instruire et sécuriser les dossiers

• Contrôler la complétude, la conformité et la cohérence des dossiers
• Vérifier les pièces et identifier les anomalies ou situations nécessitant une attention particulière de la part de la Responsable des Admissions
• Préparer les dossiers et éléments nécessaires à leur examen
• Assurer la mise à jour et la traçabilité des informations

2. Aide à la préparation des épreuves et des jurys

• Participer à l’organisation matérielle et opérationnelle des épreuves d’admissibilité (tests, entretiens)
• Préparer les convocations, listes, plannings
• Assurer le suivi administratif et logistique des candidats convoqués
• Assurer la coordination technique des entretiens à distance
• Recueillir et consolider les éléments nécessaires au suivi des épreuves et des jurys
• Identifier les difficultés organisationnelles ou techniques et contribuer à leur résolution

3. Suivre les admissions jusqu’à l’inscription et produire les données

• Suivre le parcours des candidats de l’admission à l’inscription
• Actualiser les données de suivi
• Fiabiliser les tableaux de bord et indicateurs d’activité
• Contrôler la qualité des données et aider à la préparation des éléments de reporting
• Identifier les écarts ou situations nécessitant l’intervention d’un responsable

4. Contribuer à l’amélioration du processus

• Assurer la circulation des informations avec les services concernés
• Contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et outils
• Participer aux bilans de campagne et à l’évolution des pratiques

Issu(e) d’une formation supérieure (type BTS ou BUT), avec une spécialisation dans la gestion administrative, des ressources humaines, vous justifiez d’une expérience réussie, idéalement au sein s’un service d’admissions, ou un poste impliquant une gestion rigoureuse des processus administratifs et opérationnels.

Vous disposez d’une bonne connaissance des procédures d’admission et d’inscription dans l’enseignement supérieur.

Vous maitrisez les outils bureautiques (notamment Excel pour le reporting et le traitement de données), les plateformes de candidature (Parcoursup, Etudes en France) et vous avez une aisance dans l’utilisation des outils numériques.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Lieu de travail : Campus de Gif-sur-Yvette.

Date de début : Dès que possible en fonction des périodes de préavis.

Statut : Titulaire ou Contractuel de droit public – Catégorie B.

Nature du contrat : CDI à temps plein si Contractuel de droit public.

Rémunération : Grille indiciaire de la fonction publique et selon l’expérience.

Transport : RER B gare Le Guichet et navettes régulières. Mise en service de la ligne 18 à partir de 2026 (interconnexion RER B et ligne 14 à terme). Possibilité de disposer d’une place de parking pour un véhicule personnel.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est devenir acteur d’une institution d’excellence reconnue dans le monde entier, au cœur des avancées en recherche appliquée et en innovation. C’est évoluer dans un environnement stimulant, multiculturel et collaboratif, où chaque talent contribue concrètement aux projets stratégiques et à la construction de l’École de demain.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l’Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l’Ecole supérieure d’électricité (Supélec).

CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.

CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4750 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 490 personnels non enseignants.

Membre fondateur de l'université Paris-Saclay, 13 -ème rang au classement de Shanghai en 2026, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.