Assistant(e) administratif et financier — CCAS d'Aubagne

1. Suivi administratif, qualité et amélioration continue

• Élaborer les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Pôle
• Participer à la déclaration des données réglementaires (ex. : plateforme NOVA)
• Suivre et mettre à jour les indicateurs d’activité, de qualité et tableaux de bord
• Participer à l’élaboration et à l’analyse des indicateurs utiles à la décision
• Contribuer au suivi des outils métiers et au contrôle de la télégestion
• Coconstruire et actualiser les procédures internes (référents métiers, architecture

réseau…).

• Participer au traitement des réclamations et à la mise en œuvre d’actions correctives

2. Accueil, communication et gestion quotidienne

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et agents
• Centraliser, enregistrer et diffuser les demandes et informations utiles
• Rédiger, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, tableaux…)
• Appuyer l’accueil des intervenants AIDE et SOIN

3. Appui RH

• Contribuer à la continuité du service (remplacements, ajustements d’organisation)
• Préparer les dossiers agents et les documents liés aux entretiens, congés, absences, formations
• Saisir les éléments d’absences des agents sur le le logiciel métier (absences, formations, etc…)
• Organiser l’accueil et le suivi des stagiaires
• Suivre les aspects liés à la vie de l’agent, absences, frais de déplacements, formations, en lien avec la responsable RH du CCAS

4. Participation aux instances et projets

• Préparer les réunions internes (ordres du jour, convocations, comptes rendus…)
• Participer à l’organisation des projets, groupes de travail et commissions de recrutement

5. Référent Pole Autonomie aux affaires générales

Le référent Pole Autonomie aux affaires générales est l’interlocuteur privilégié du Pole Affaires Générales pour toutes les questions liées au fonctionnement administratif du

Pôle.

• Il assure le rôle de référent pour les questions de facturation et de gestion des bons de commande
• Il est le référent archives du Pôle Autonomie
• Il assure également la fonction de référent pour le logiciel métier
• Il dispose d’un accès aux plateformes de tickets (GLPI DDNI, GLPI travaux, ARCHE, etc…)

II. GESTION FINANCIÈRE ET FACTURATION DE L’AIDE À DOMICILE

1. Relation avec les financeurs

• Créer et mettre à jour les dossiers des financeurs
• Assurer le lien avec les organismes et suivre les évolutions de procédures

2. Facturation

• Élaborer et suivre la facturation des prestations (usagers et financeurs)
• Vérifier la cohérence entre les logiciels (logiciel métier, Domiphone)
• Créer et diffuser les journaux de facturation, publipostage, mise sous pli

3. Régie de recettes

• Encaisser les paiements (chèques, espèces, CESU, virements)
• Gérer les relances, rejets et impayés
• Suivre les encaissements avec le SGC, tenir le grand livre, éditer les attestations fiscales
• Traiter les bordereaux de recette (P503) en lien avec le budget

4. Statistiques et bilans

• Produire les éléments statistiques pour les bilans (CARSAT, NOVA, CD…)
• Créer et exploiter des requêtes si nécessaire