Assistant(e) administratif(ve) — Entente pour la Foret Mediterraneenne

Sous l'autorité du Chef de la Division des Relations Européennes, Internationales et Partenariales (DREIP), vous contribuerez au suivi de ses activités ainsi qu’au fonctionnement courant de la division.

Vous serez amené(e) à intervenir sur des dossiers variés relevant de projets européens, de coopération internationale, de l'accueil de délégations et de partenariats stratégiques de l'établissement.

Vous assurerez un appui administratif et financier transversal à ces activités et participerez à leur organisation et à leur suivi, en lien avec l'équipe de la DREIP, les autres divisions de l'établissement et les partenaires extérieurs.

Vous contribuerez également à la gestion courante de la division : suivi du budget, traitement des commandes et factures, organisation des réunions et agendas, gestion documentaire et archivage, ainsi que mise à jour des outils de suivi.

Vous serez en contact régulier avec des interlocuteurs européens et internationaux. À ce titre, une maîtrise opérationnelle de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, est nécessaire.

Missions principales : Gestion administrative

• Participer au montage administratif et financier et assurer le suivi administratif et financier des projets européens et autres projets financés auxquels participe la DREIP
• Assurer les échanges administratifs avec les coordinateurs, partenaires, opérateurs et interlocuteurs français et étrangers
• Participer à la réalisation et assurer le suivi administratif des conventions et partenariats relevant du périmètre de la DREIP, notamment les circuits de validation, de signature et d'archivage
• Collaborer avec les services administratifs et les différentes divisions de l'établissement
• Participer à l'organisation de l'accueil des délégations françaises et étrangères : déplacements, hébergement, restauration, salles et autres besoins logistiques
• Contribuer au suivi administratif des actions internationales de formation en lien avec le département en charge de la formation
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi de la division
• Assurer l'organisation administrative et logistique des déplacements des agents de la division en France et à l'étranger
• Recueillir, traiter et organiser les informations nécessaires au fonctionnement quotidien de la division

Missions secondaires

• Participer à l'organisation d'événements, séminaires, workshops et réunions organisés ou coordonnés par la DREIP
• Rédiger les comptes rendus des réunions de service, assurer leur diffusion et leur archivage
• Participer à la préparation du budget de la division
• Suivre et exécuter le budget de la division : réalisation de bons de commande, suivi des factures et opérations administratives associées

Rédacteur titulaire ou contractuel maîtrisant la langue anglaise

CONNAISSANCES

• Bonne maîtrise de l’anglais professionnel, tant à l'écrit qu'à l'oral (niveau B2 minimum ou équivalent)
• Maîtrise d’une autre langue étrangère appréciée, notamment l’espagnol ou l’allemand
• Connaissance des aspects administratifs et financiers des projets européens
• Connaissance sur les environnements européens et internationaux
• Principes de fonctionnement des administrations publiques et établissements publics locaux
• Connaissance des procédures administratives, budgétaires et financières applicables aux établissements publics
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Maîtrise des techniques et outils de secrétariat

EXPÉRIENCE

• Suivi administratif et/ou financier de projets européens ou de projets financés sur des dispositifs comparables apprécié
• Gestion administrative et financière, idéalement au sein d’une administration ou d’un établissement public
• Pratique d’un environnement européen ou international appréciée
• Gestion et suivi de dossiers impliquant plusieurs interlocuteurs
• Organisation de réunions, déplacements et événements
• Élaboration et suivi de tableaux de bord
• Utilisation des outils numériques et bureautiques

APTITUDES PARTICULIÈRES

• Qualités de communication orale et écrite en langue française et anglaise
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Discrétion
• Aisance relationnelle
• Disponibilité
• Réactivité
• Adaptabilité
• Gestion de l'urgence et des priorités
• Goût du travail en équipe et en transversalité
• Aisance dans un environnement multiculturel et avec des interlocuteurs variés